Konferans andedan kay vs. deyò

Kòmanse ak desizyon ki pi enpòtan an: konfò, risk, oswa atmosfè

Gen kèk animatè ki tonbe nan renmen ak yon bèl gade. Gen lòt ki pran plis swen sou klim nan (air conditioning), pakin fasil, oswa pou asire envite ki pi gran yo konfòtab. Anvan ou fè vizit lokal yo, deside kisa nan sa yo ki pi enpòtan pou evènman pa w la.

Lokal andedan kay yo souvan pi bon si:
- Ou bezwen kontwòl tanperati ki previzib.
- Ou pral fè evènman an nan mwa ki trè cho, trè frèt, ki gen lapli, ki gen gwo van, oswa ki souvan fè move tan/ouragan.
- Ou gen anpil timoun, granmoun aje, oswa envite ki gen bezwen mobilite.
- Evènman pa w la gen ladan dine fòmèl, rit relijye, AV, prezentasyon, danse, oswa yon lè pou fini byen ta.
- Ou pa vle konstwi yon plan backup depi nan zewo.

Lokal deyò yo souvan pi bon si:
- Dispozisyon an fè pati eksperyans lan, tankou yon jaden, bò dlo, plantasyon rezen (viticol), fèm, tèt batiman (rooftop), oswa yon gade sou mòn.
- Dat ou a tonbe nan yon sezon ki pi modere epi vil ou a gen mwens risk move tan.
- Ou vle yon plan ki pi ouvè pou foto, lè cocktèl, oswa tradisyon kiltirèl ki benefisye de espas deyò.
- Ou konfòtab pou planifye lonbraj, chofaj, twalèt, elektrisite, ensèk, ak yon plan backup pou move tan.

Pou anpil evènman, pi bon repons lan se vrèman yon lokal hibrit ki gen toude espas andedan kay ak deyò. Sa ba ou fleksibilite pou seremoni, lè cocktèl, ak foto pandan w ap kenbe yon plan lapli ki reyèl an plas.

Si w ap konpare plizyè opsyon, fè yon lis senp ak kolòn sa yo: kantite envite, pri baz pou lokasyon an, sa yo mete ladan l, plan backup pou move tan, pakin, règ sou bri, ak lè pou fini. Konparezon sa a sou yon paj souvan fè desizyon an vin pi fasil.

Konpare pri reyèl yo, pa sèlman frè lokasyon an

Lokal deyò yo ka parèt pi bon mache an premye paske pri baz lokasyon an ka pi ba. Lokal andedan kay yo ka parèt pi chè paske yo mete plis bagay ladan yo. Nimewo reyèl la depann de dat la, vil la, kantite envite a, ak sa yo mete ladan l.

Men egzanp seri pri pou lokasyon lokal la sèlman, anvan manje, bwason, ak sèvis adisyonèl:
- Ti sal prive andedan kay oswa zòn kote restoran an rezève sèlman pou ou: $1,500 to $6,000
- Sal boul, sal bankè, loft, oswa lokal andedan kay nan otèl: $4,000 to $15,000+
- Jaden, lakou (courtyard), tèt batiman (rooftop), fèm (ranch), oswa lòt lokal ki konsantre sou deyò: $3,000 to $12,000+
- Pwopriyete ki gen aksè andedan kay ak deyò: $6,000 to $20,000+

Adisyonè deyò animatè yo souvan bliye bidjè pou:
- Tant: $2,000 to $10,000+ selon gwosè, planche a (flooring), ak mi bò (sidewalls)
- Fanatik, vaporisateur (misters), aparèy chofaj, oswa ekipman klimatik: $300 to $3,000+
- Trelè pou twalèt si sa nesesè: $1,000 to $4,000+
- Dèlko (generator) ak elektrisite adisyonèl: $500 to $2,500+
- Ekleraj pou chemen mache, dine, ak pakin: $500 to $3,000+
- Kontwòl ensèk (pest control) oswa tretman: $100 to $500+
- Anplis anplwaye pou mete anplas (setup), demonte, pakin, oswa gid pou envite

Pri andedan kay animatè yo ta dwe toujou poze kestyon sou:
- Minimòm manje-ak-bwason
- Frè sèvis ak taks
- Frè seremoni si w ap itilize yon lòt sal
- Frè lè evènman an fin reta (overtime) si li kouri pi ta
- Pake AV, pwojektè, mikwo, ak teknisyen son
- Sekirite, tcheke rad (coat check), valet, oswa frè netwayaj

Yon lokal ki gen frè lokasyon ki pi wo ka toujou ofri pi bon valè si li gen ladan tab, chèz, twalèt (linens), ekleraj bati-an, twalèt, aksè kwizin, pakin, ak yon sal backup sou plas. Anvan w konpare pri, mande chak lokal pou yon estimasyon detaye (itemized) epi konfime sa yo mete ladan yo alekri. Pou èd nan konstwi plan depans total ou, gade kijan pou mete yon bidjè pou lokal evènman.

Panse sou move tan, sezon, ak plan backup la anvan w tonbe nan renmen

Mete a sou tan se pi gwo diferans ant lokal andedan kay ak lokal deyò. Yon bèl espas deyò ka pafè nan yon sezon, men li ka vin estrès nan yon lòt.

Poze kestyon move tan sa yo nan chak vizit:
1. Ki plan lapli a, epi èske yo mete l ladan pri a?
2. Kilè nou dwe pran desizyon pou n deplase andedan kay?
3. Si nou lwe yon tant, se kiyès ki enstale l, epi ki dat limit la?
4. Èske gen lonbraj pou evènman lajounen?
5. Èske gen chofaj oswa refwadisman pou envite, vandè, ak manm fanmi ki pi gran yo?
6. Kisa k pase nan gwo van, zèklè (lightning), lafimen dife bwa (wildfire smoke), oswa gwo chalè anpil?
7. Èske lokal la ranbouse nenpòt bagay si move tan chanje plan an? Si non, ki sa ki toujou dwe?

Egzanp pratik pa sezon:
- Nan vil ki cho anpil nan ete, yon seremoni deyò nan 3 p.m. ka pi difisil pou envite pase youn nan 6:30 p.m.
- Nan rejyon ki pi frèt, prentan ak otòn ka toujou mande pou aparèy chofaj, tant ki fèmen, oswa yon backup andedan kay total.
- Nan zòn bò kot (coastal) oswa twopikal, imidite, tanpèt, ak van ka chanje lojistik yo vit.
- Nan klima sèk, ekspoze solèy ak pousyè ka gen plis enpòtans pase lapli.

Si w ap planifye soti nan yon lòt vil oswa yon lòt peyi, mande lokal la ki modèl move tan lokal animatè yo pi souvan pa byen estime. Yon sèl kestyon sa a ka sove w anba chanjman dènye minit ki chè.

Yon plan backup vrè pa sèlman di "nap deside pita." Li dwe nonmen sal andedan kay egzak la oswa zòn ki kouvri a, tan pou prepare a, kapasite pou chita, epi nenpòt pri adisyonèl.

Match kalite lokal la ak envite w yo ak fason evènman an fèt

Bon lokal la pa sèlman sou style. Li dwe mache ak fason evènman an pral deplase vrèman: soti nan arive, rive nan sèvis manje, rive nan foto, rive nan danse oswa prezentasyon.

Lokal andedan kay yo souvan pi bon pou:
- Maryaj ak dine kote yo sèvi plat (plated dinner), danse, ak yon resepsyon ki fini byen ta
- Quinceañeras ak gwo antre (grand entrance), pwogram fòmèl, ak ekleraj DJ
- Evènman antrepriz ak prezentasyon, ekran, mikwo, ak rezo (networking)
- Selebrasyon relijye oswa kiltirèl ki mande vi prive, kontwòl son, oswa yon fason mete sal la (room setup) an patikilye
- Evènman kote envite yo ap abiye fòmèl epi yo rete plizyè èdtan

Lokal deyò yo souvan pi bon pou:
- Fèt lajounen, evènman nan jaden, festival kiltirèl, ak selebrasyon enfòmèl
- Evènman nan stil cocktèl kote envite yo ka deplase fasil
- Evènman ki mete aksan sou foto kote peyizaj la enpòtan
- Rasanbleman fanmi ak timoun ki benefisye espas ki ouvè

Tcheklist konfò envite yo:
- Èske twalèt yo toupre, pwòp, epi fasil pou jwenn?
- Èske gen ase lonbraj oswa refwadisman andedan kay?
- Èske pakin nan tou pre espas evènman an?
- Èske chemen yo paved, byen limen, epi aksesib ak chèz woulant?
- Èske mizik ki anplifye, trafik, avyon, oswa bri nan vwazinaj la ka entèwonp evènman an?
- Èske gen yon zòn andedan kay ki trankil pou granmoun aje, paran ki ap bay tete, priyè, oswa timoun ki bezwen yon ti repo?

Si w ap òganize yon selebrasyon kiltirèl miltikiltirèl oswa relijye, konfime si lokal la pèmèt tradisyon pa nou yo, mizisyen yo, atik seremoni yo, stil sèvis manje (catering), ak delè evènman an. Gen kèk espas ki fleksib. Gen lòt ki gen règ strik sou chandèl, flanm ouvè, manje deyò, nivo son, oswa lè pou fini.

Fè vizit lokal yo ak yon tcheklist bò kote bò kote

Yon vizit lokal se kote diferans ant andedan kay ak deyò vin vin reyèl. Pran ranje kantite envite w yo, bidjè sib ou a, orè ideyal ou, ak yon ti lis bagay ou pa vle negosye (non-negotiables).

Ki sa pou konpare nan chak vizit:
- Kapasite pou dine kote yo chita (seated dinner), seremoni, lè cocktèl, ak danse
- Lokasyon yo mete ladan yo: tab, chèz, twalèt (linens), ba, staging, ekleraj
- Espas backup ak pwosedi pou move tan
- Fenèt tan pou mete anplas (setup) ak pou demonte
- Aksè vandè, zòn pou chajman (loading area), ak disponiblite elektrisite
- Twalèt, pakin, lift (elevators), ak aksesibilite
- Restriksyon sou bri ak lè final pou fini
- Sekirite, kondisyon asirans, ak règ anplwaye yo
- Montan depo a, orè peman an, kondisyon anilasyon yo, ak pri lè evènman an depase orè (overtime)

Kesyon ki ede animatè yo evite move sipriz:
1. Ki estimasyon total la ak tout frè obligatwa yo?
2. Ki sa ki pa mete ladan l ke pifò animatè fini lwe?
3. Èske nou ka pote pwòp caterer (sèvis manje), dekoratè, DJ, oswa espesyalis kiltirèl?
4. Èske gen minimòm kantite envite oswa minimòm manje-ak-bwason?
5. Èske gen yon frè separe pou seremoni, repetisyon, oswa aksè byen bonè?
6. Konbyen evènman ki fèt isit menm jou a?
7. Kiyès ki kontak prensipal nou, epi kilè yo ap disponib?

Pran foto kote seremoni an pral fèt, zòn manje a, twalèt yo, sitiyasyon pakin nan, ak espas backup la. Pita, foto pratik sa yo souvan pi itil pase foto ki jis montre bèl kote yo.

Si w vle yon ti lis pou vizite, jwenn matche ak lokal toupre vil ou. Matche a gratis pou animatè a, epi gen èd ki disponib nan lang ou.

Kijan pou chwazi: yon metòd 5 etap senp pou andedan kay vs. deyò

Si w bloke ant de bon opsyon, sèvi ak metòd sa a.

1. Mete bagay ou pa vle negosye yo. Ekri kantite envite w, plafon bidjè a, vil la, seri dat yo, bezwen aksesibilite yo, ak kalite evènman an.
2. Fikse pri tout plan an. Ajoute lokasyon an, frè sèvis, lokasyon, backup pou move tan, pakin, anplwaye, AV, ak risk pou evènman an depase orè. Pa konpare lokasyon baz sèlman.
3. Bay nòt pou konfò envite yo. Bay chak lokal yon nòt soti 1 rive 5 pou kontwòl tanperati, aksè twalèt, pakin, lonbraj, bri, ak aksesibilite mobilite.
4. Revize plan lapli a. Si opsyon deyò a pa gen yon backup klè ki gen ase kapasite, konsidere sa kòm yon gwo risk.
5. Konfime tout bagay alekri anvan ou peye depo a. Sa gen ladan sal oswa zòn ou pral rezève a, lè yo kòmanse ak lè yo fini, limit kantite envite yo, tout frè obligatwa yo, sa ki mete ladan l, plan backup la, kondisyon anilasyon yo, ak nenpòt pwomès yo fè pandan vizit la.

Yon bon règ: si evènman ou depann anpil sou orè, sèvis manje fòmèl, prezentasyon, oswa konfò envite atravè plizyè gwoup laj, andedan kay anjeneral genyen fasilite. Si anviwònman an se yon pati santral nan eksperyans lan, epi lokal la ofri yon plan backup ki reyèl, deyò oswa hibrit ka vo plis planifikasyon.

Pou plis sou konpare espas, li kesyon pou poze anvan ou rezève yon lokal ak konbyen tan davans pou rezève yon lokal evènman.