Gid planifikasyon
Kesyon pou w poze anvan w rezève yon lokal
Anvan w peye yon depo, bon kesyon sou lokal la ka sove w plizyè milye dola, anpil èdtan estrès, epi evite sipriz nan dènye minit yo. Kit w ap planifye yon maryaj, yon quinceañera, yon evènman antrepriz, yon anivèsè nesans, oswa yon selebrasyon kiltirèl oubyen relijye, sèvi ak tablo chèk sa a pou konpare lokal yo byen klè epi konfime tout detay yo alekri.
Kòmanse ak gwo kat yo: dat, kantite envite, bidjè, ak kalite evènman an
Anvan w poze kesyon detaye sou lokal la, chèche jwenn klarifikasyon sou baz yo w ap chèche a. Yon lokal ka sèlman ba w enfòmasyon itil si w di yo dat ou gen chansman, kantite envite w estime, kalite evènman an, epi bidjè ou ap travay ak li.
Poze kestyon sa yo an premye:
- Èske dat mwen pi pito a disponib, e ki lòt dat ou rekòmande?
- Ki kantite envite maksimòm ki posib pou yon evènman chita, yon repa buffet, ak yon evènman ki plis tankou cocktail?
- Èske ou deja òganize evènman tankou pa m lan anvan, tankou maryaj, quinceañeras, evènman antrepriz, fèt gratitasyon pou gradyasyon, ak selebrasyon kiltirèl oubyen relijye?
- Genyen règ oswa restriksyon k ap depann de mizik, tradisyon seremoni yo, bezwen lapriyè, dans, oswa lè evènman an dwe fini?
- Konbyen èdtan yo enkli, epi depi ki lè yo ka kòmanse mete bagay yo (setup)?
Yon lokal ki mache pou 180 envite nan yon resepsyon kanpe ka pa mache menm jan an pou 120 envite si gen etaj dans, tab tèt (head table), tab “sweetheart”, buffet, ak aranjman DJ. Se poutèt sa layout ou a vrèman enpòtan.
Si w ap toujou limite opsyon yo, li ede pou konpare lokal pa bon “anfòm” evènman an an jeneral, pa sèlman pa pri pou lwe sal la. Mwen matche w gratis, apresa ale vizite, konpare, epi chwazi kiyès ou pral rezève.
Mande foto pri total la, pa sèlman frè lokasyon an
Youn nan kesyon ki pi enpòtan yo senp: Ki montan total mwen estime a anvan mwen rezève? Anpil animatè tande pri pou lwe yon sal epi yo sipoze se pri reyèl la. Anjeneral, se pa sa.
Mande lokal la pou yo kraze l an pati:
- Frè lokasyon sal oswa sit la
- Minòm manje ak bwason (food and beverage minimum)
- Pri catering pa moun, si sa aplikab
- Frè sèvis
- Taks
- Frè seremoni a, si li separe
- Lwaye chèz, tab, linen (nap), oswa tableware
- Frè anplwaye oswa sekirite
- Frè netwayaj
- Frè pou koupe gato a (cake-cutting)
- Frè corkage
- Pri pakin oswa sèvis “valet”
- To pou depase tan (overtime), souvan yo chaje l pa èdtan
- Depo a ak orè peman an
Egzanp kesyon konkrè:
1. Si mwen gen 150 envite yon samdi aswè, ki seri total ki reyalis la?
2. Ki sa ki enkli nan estimasyon sa a, epi ki sa ki konn koute anplis?
3. Èske gen yon minòm manje-bwason menm si m itilize mwens sèvis?
4. Èske pri yo chanje pou vandredi, dimanch, evènman pandan jounen, oswa dat ki pa sezon?
Pou anpil evènman Ozetazini, depans ki gen rapò ak lokal la ka varye anpil. Yon lokasyon senp nan yon gwo sal ka kòmanse anviwon $1,500 jiska $5,000, pandan yon lokal ki ofri sèvis konplè pou 100 jiska 200 envite ka rive pi pre $8,000 jiska $25,000+ anvan adisyon yo. Nan gwo vil oswa nan gwo sezon maryaj, total yo ka pi wo anpil. Nimewo reyèl la depann de dat la, vil la, kantite envite a, ak sa ki enkli. Men sa yo se egzanp, se pa quote.
Si w bezwen èd pou mete yon bidjè depans ki reyalis, li kijan pou mete yon bidjè lokal evènman.
Chèche konnen egzakteman sa ki enkli nan espas la
De lokal ki gen menm pri kapab ofri valè trè diferan. Youn ka enkli tab, chèz, mete kanpe (setup), demonte (teardown), yon suite pou lamarye, pèsonèl sou plas, son debaz, ak pakin. Lòt la ka enkli sèlman sal vid la.
Mande yo ba w yon lis alekri de sa ki vini ak rezèvasyon an:
- Tab ak chèz, ak kantite yo ak estil yo
- Linen, napkin, chargers, plates, glassware, flatware
- Travay pou mete kanpe (setup) ak demonte (teardown)
- Koòdonatè sou plas oswa manadjè lokal la
- Suite prive oswa sal pou w prepare
- Espas pou seremoni ak espas pou resepsyon
- Etaj dans, stage (podium), risers, podium, mikwo, pwojektè, ekran
- Chofaj oswa èkondisyone (air conditioning)
- Twalèt, kot chek (coat check), elevatè, aksè pou chèz woulant
- Pakin, valet, aksè ak shuttle, oswa aksè ak transpò piblik
- Anplwaye sekirite ak kondisyon pou asirans
Bon kesyon pou swiv:
- Èske mwen ka wè egzakteman chèz yo ak tab yo ki enkli yo?
- Konbyen envite mwen ka mete ak layout mwen pi pito a?
- Èske tan pou setup la enkli, oswa yo chaje li separeman?
- Kiyès k ap fè netwayaj nan fen aswè a?
- Si gen yon bagay ki kraze oswa evènman an fin pase (runs late), ki frè adisyonèl ki ka aplike?
Lè w vizite, pran foto epi pran nòt. Li fasil pou w bliye si yon lokal enkli chèz chiavari, yon lòt enkli sèlman chèz banquet, epi yon lòt ankò chaje anplis pou toulede. Yon lis fas a fas ap ede w konpare yon fason jis.
Poze kesyon sou règ pou vandè yo, opsyon catering, ak bezwen kiltirèl yo
Règ pou vandè yo ka chanje pri total ou rapid. Gen kèk lokal ki egzije w sèvi ak caterer (catering) yo nan kay la, sèvis bar, planner, oswa ekip audiovisual yo. Lòt yo pèmèt ou pote vandè deyò, men yo ka chaje frè siplemantè.
Poze kesyon sa yo klèman:
- Èske w mande catering nan-house, oswa mwen ka pote pwòp caterer mwen?
- Si m itilize yon caterer deyò, èske gen frè pou kwizin (kitchen fee) oswa frè pou vandè a (vendor fee)?
- Èske m ka pote desè espesyal, yon gato kiltirèl, ti goute lannuit, oswa bagay fanmi prepare?
- Èske mwen ka pote pwòp alkòl mwen, epi si wi, ki pèmi, bartenders, oswa frè corkage ki aplike?
- Èske gen yon lis vandè ou prefere, epi se obligatwa oswa opsyonèl?
- Èske gen kondisyon asirans pou DJ, dekoratè, caterers, fotograf, oswa konpayi lokasyon?
- Èske gen restriksyon sou dekorasyon: bouji (candles), flanm ouvè, confetti, sparklers, petal flè, enstalasyon ki pandye, oswa machin lafimen (fog machines)?
Kesyon sa yo enpòtan menm plis pou evènman ki gen tradisyon espesifik. Pa egzanp, ou ka bezwen espas pou yon seremoni te, yon pwosesyon nan legliz, yon hora, yon antre kour quinceañera, yon espas lapriyè, règ separe pou prepare manje, oswa plasman fanmi pwolonje. Poze dirèkteman si lokal la te òganize evènman menm jan an, epi mande kisa ki mache byen.
Si w ap planifye soti nan yon lòt vil oswa deyò Etazini, mande si lokal la ka fè yon vizit videyo (video tour) epi si yo ka kominike pa imel oswa nan lang ou pi pito a, lè sa posib. VenueGather ka ede w kòmanse pwosesis sa a, epi “matching” la toujou gratis pou animatè a (host).
Pa neglije kesyon sou move tan, lè, ak lojistik
Yon lokal bèl ka vin tounen yon gwo sous estrès si ou pa konprann plan pou lapli a, aksè pou chaje/dechaje (loading access), ak limit nan delè (timeline).
Kesyon enpòtan pou poze:
- Ki plan backup la pou lapli, van, chalè, oswa frèt?
- Si evènman an deyò, ki lè yo pran dènye desizyon an pou antre andedan?
- Èske espas backup andedan an prive, epi èske li enkli nan pri a?
- Ki règ sou bri yo, ak ki lè “hard stop” pou mizik la?
- Nan ki lè vandè yo ka rive, epi ki lè tout moun dwe soti?
- Èske gen yon “loading dock”, elevatè pou kago (freight elevator), oswa aksè fasil pou lokasyon ak dekor?
- Èske gen ase twalèt pou kantite envite mwen an?
- Èske lokal la fasil pou granmoun aje, itilizatè chèz woulant, ak fanmi ki gen timoun?
- Èske pakin sou plas, gratis, peye, oswa limite?
Gen kèk detay lojistik ki ka afekte tout evènman ou:
- Yon cutoff mizik a 10:00 p.m. ka pa mache pou yon quinceañera oswa yon maryaj ak yon pwogram dans plen.
- Yon lokal nan sant vil la ki gen pakin peye ka ajoute yon pri reyèl pou envite yo.
- Yon espas sou do kay (rooftop) ka bezwen yon plan elevatè pou granparan, pousèt, lokasyon, ak enstalasyon flè.
Si w gen enkyetid sou move tan, mande pou w wè foto toude: setup ideyal la ak setup backup la. Plan pou lapli a dwe sanble ak yon plan reyèl, pa yon bagay yo te di “anplis” nan fen.
Konprann depo a, règleman anilasyon an, ak kondisyon kontra yo
Anvan ou siyen nenpòt bagay, mande lokal la pou yo mache w atravè kontra a pa liy. Se la animatè yo konn jwenn pi gwo sipriz ki pi chè yo.
Kesyon pou poze anvan ou peye yon depo:
1. Depo a koute konbyen, epi èske yo ka ranbouse li nan nenpòt sitiyasyon?
2. Kilè yo dwe peye rès peman yo?
3. Kisa k ap pase si mwen bezwen retade (postpone) oswa anile (cancel)?
4. Si kantite envite a chanje, kilè yo mande kantite garanti final la?
5. Kisa k ap pase si lokal la pa ka òganize evènman an akoz domaj, ijans, oswa yon lòt pwoblèm?
6. Ki chaj pou depase tan (overtime) ki aplike si netwayaj la pa fini oswa evènman an depase delè?
7. Èske konsèy (gratuities) yo enkli, se opsyonèl, oswa separe?
8. Èske gen penalite si mwen itilize yon vandè ki pa apwouve, oswa si mwen depase kapasite sal la?
Tèm yo komen pou konfime alekri:
- Montan depo a
- Dat limit pou peman yo
- Kondisyon minimòm depans
- Dènye dat pou kantite envite final la
- Orè anilasyon an
- Règ pou reskedil (rescheduling)
- Responsablite pou domaj
- Kondisyon pou asirans
- Lè evènman an dwe fini ak frè depase tan
- Egzakteman ki espas ak sèvis ki enkli
Pa janm sipoze pwomès yo di oralman ap respekte pita. Si lokal la di yo pral enkli tan setup anplis, chèz ki amelyore (upgraded chairs), oswa yon chanm backup andedan gratis, mande sa nan kontra a oswa nan yon amannman alekri (written addendum). Ou konpare, ou chwazi, epi ou konfime tout bagay alekri anvan ou peye yon depo.
Pou plis èd pou revize opsyon ou yo, li kijan pou konpare lokal evènman.
Sèvi ak yon tab evalyasyon senp anvan ou pran desizyon an
Apre w fin vizite kèk lokal, detay yo ka vin konfonn youn ak lòt. Yon tablo evalyasyon debaz ede w pran yon desizyon ki pi klè.
Bay chak lokal yon nòt ant 1 ak 5 sou:
- Pri total ki estime
- Ki sa ki enkli
- Konfò envite yo ak aksesibilite
- Kote a ak pakin
- Fleksibilite pou vandè
- Ki jan li adapte ak tradisyon kiltirèl oswa relijye
- Plan backup pou move tan
- Pwofesyonalis ak fason yo kominike
- Klè nan kontra a
Apre sa, mande tèt ou:
- Èske mwen ka vrèman peye lokal sa a apre taks, frè sèvis, lokasyon, ak depase tan?
- Èske espas la adapte ak stil evènman mwen an ak tradisyon mwen yo?
- Èske ekip la reponn kesyon yo klèman epi alekri?
- Si gen yon chanjman, èske mwen konprann règleman an?
Yon lokal se pa sèlman yon bèl sal. Se yon pakèt règ, delè, pri, ak sipò. Pi bon chwa a se anjeneral youn ki pi klèman adapte ak kantite envite ou, bidjè ou, ak bezwen evènman ou yo—pa youn ki gen pi bon foto sou entènèt.
Si w vle yon lis pi rapid pou vizite, kòmanse ak matching lokal gratis epi apre sa konpare opsyon ou yo ak tablo chèk ki anwo a.
Anvan ou rezève yon lokal, mande sou pri total ki reyèl la, sa ki enkli, règ pou vandè yo, plan backup, ak kondisyon anilasyon yo, epi mete tout pwomès yo alekri.
Kesyon komen
Ki kesyon ki pi enpòtan pou poze yon lokal anvan w rezève?
Kòmanse ak disponiblite, kapasite envite, pri total ki estime, sa ki enkli, règ pou vandè yo, delè evènman an, plan backup pou move tan, ak règleman anilasyon an. Kesyon sa yo anjeneral montre si yon lokal reyèlman adapte evènman ou a, pa sèlman si li bèl nan foto enspirasyon ou yo.
Konbyen mwen ta dwe atann pou m peye pou yon lokal evènman?
Sa depann de dat la, vil la, kantite envite a, ak sa ki enkli. Kòm yon egzanp ki graj: yon espas lokasyon debaz ka soti anviwon $1,500 jiska $5,000, pandan yon lokal sèvis konplè pou 100 jiska 200 envite ka soti anviwon $8,000 jiska $25,000 oswa plis. Se egzanp sa yo, se pa quote, epi gwo vil oswa gwo dat nan sezon an ka koute anpil plis.
Èske mwen ta dwe mande pri yo alekri?
Wi. Mande yon estimasyon detaye alekri ki montre frè lokasyon an, minimòm yo, taks yo, frè sèvis yo, anplwaye yo, lokasyon yo, depase tan, ak nenpòt lòt frè ki gen chans. Apre sa, asire kontra final la reflete menm tèm yo anvan ou peye yon depo.
E si mwen ap planifye soti nan yon lòt vil oswa deyò Etazini?
Mande yon vizit videyo, yon echantiyon kontra, yon echantiyon plan layout (floor plan), ak yon estimasyon alekri. Konfime kiyès ki pral kontak prensipal ou, konbyen vit yo reponn, epi si yo ka kominike nan lang ou pi pito a. Ou ka itilize tou [get matched](/get-matched/) pou kòmanse ak lokal ki adapte detay evènman ou yo.
Èske yon lokal ka mande m pou m sèvi ak caterer yo oswa vandè pa yo?
Wi. Gen kèk lokal ki egzije sèlman catering nan-house, sèvis bar, oswa vandè ki apwouve. Lòt yo pèmèt vandè deyò, men yo chaje frè pou kwizin (kitchen fees), frè corkage, oswa frè pou aksè vandè. Poze sa byen bonè, paske sa ka chanje bidjè total ou anpil.