Kijan pou li kontra lokal pou evènman an

Kòmanse ak gwo 5 yo: dat, lè, kantite envite, pri, epi sa ki enkli

Anpil pwoblèm nan yon kontra kòmanse paske lame a konsantre sou pri ki sou tit la sèlman, epi li rate detay sou fason bagay yo mache. Li premye paj la ak tout fich pri yo, liy pa liy, apre sa konpare yo ak pwopozisyon w lan, imel yo, ak nòt ou soti nan vizit la.

Tcheke bagay sa yo an premye:
- Dat evènman an ak jou semèn nan. Asire kontra a bay dat ki kòrèk, ane a, epi si pri a depann de jou nan semèn nan, vandredi, samdi, dimanch, jou ferye, oswa sezon pik.
- Espas ou ap lwe yo. Verifye si yo nonmen sal la (balroom), jaden an, zòn seremoni an, suite a, sal pou prepare, chanm pou rès/prepare (green room), patyo a, zòn pakin nan, oswa espas anndan ki sèvi kòm ranplasan (backup) yo, tout sa yo dwe ekri klè.
- Sipozisyon sou kantite envite yo. Gen kèk kontra ki fikse pri a pou yon minimòm 100 envite, 150 envite, oswa plis. Si gen mwens envite ki vini, ou ka toujou oblije peye minimòm nan. Si gen plis envite ki vini, pri pa moun nan ka ogmante.
- Lè ou kontwole espas la. Chèche fenèt aksè egzak la, tankou 2:00 p.m. rive 11:00 p.m., pa sèlman “evènman 6 èdtan”. Mande si setup (prepare), repetisyon, vin chaje vandè yo, foto/portré, netwayaj, epi demonte yo enkli.
- Sa ki enkli. Tab, chèz, twal sou tab (linens), etaj dans (dance floor), son debaz (basic sound), anplwaye, sekirite, suite pou lamarye a, kot check (tès rad), netwayaj, ak pakin dwe lis klèman.
- Total pri estime a. Ou dwe wè frè lokasyon an, manje ak bwason (food and beverage), frè sèvis yo, taks yo, frè seremoni an, sekirite, frè bartender, frè setup, frè netwayaj, ak nenpòt lokasyon ki obligatwa.

Egzanp pratik:
- Yon kontra ka montre yon $4,500 frè lokasyon sal.
- Apre sa yon minimòm $7,500 pou manje ak bwason.
- Apre sa frè sèvis ak taks sou kèk atik.
- Apre sa yon frè sekirite $500 ak frè preparasyon seremoni $300.

Sa ka fè yon bagay ki te sanble se yon lokal $4,500 tounen yon total ki pi wo anpil. Nimewo reyèl la depann de dat la, vil la, kantite envite a, epi sa ki enkli. Nenpòt ranje ou te wè anvan ou siyen se te sèlman yon egzanp, pa yon quote.

Si w toujou ap konpare opsyon, jwenn matche gratis epi revize plizyè lokal youn bò kote lòt anvan ou pran desizyon.

Li pati lajan an ak anpil atansyon: depo, orè peman, minimòm, ak frè siplemantè

Tèm peman yo di w kilè lajan an dwe peye, kisa yo ka retounen (refund), epi kisa ki ka ajoute pita. Se an jeneral kote pi gwo sipriz yo kache.

Chèche tèm kontra sa yo:
- Depo inisyal la oswa retainer. Egzanp komen yo se $500, $2,000, oswa 25% nan total ki estime a. Konfime si li ranbousab, si se an pati sèlman, oswa si li pa ranbousab ditou.
- Dezyèm peman an ak dènye peman an. Anpil lokal mande pou w peye 30, 14, oswa 7 jou anvan evènman an. Gen kèk ki mande pou w peye tout rès la ki estime a anvan dat evènman an.
- Minimòm manje ak bwason. Sa a pa toujou menm bagay ak total bil ou a. Si minimòm nan se $10,000 epi ou depanse $8,500, ou ka toujou oblije peye $10,000 plis frè sèvis ak taks ki aplikab yo.
- Frè sèvis yo ak taks yo. Mande egzakteman nan ki atik yo aplike yo. Yon frè sèvis anjeneral se pa menm bagay ak yon gratuity (tips) sof si kontra a di sa klè.
- To lè siplemantè (over time). Yon lokal ka chaje $250, $500, oswa $1,000+ pou chak èdtan adisyonèl selon vil la, kalite evènman an, kantite anplwaye, ak jou a.
- Vandè oswa lokasyon ki obligatwa. Ou ka bezwen itilize catering entèn (in-house), bartender ki apwouve, sekirite, valet, oswa AV.
- Depo pou domaj oswa depo pou netwayaj. Sa a ka ranbousab apre enspeksyon, men kontra a dwe di ki lè ak kijan.

Sèvi ak lis verifikasyon lajan sa a anvan ou siyen:
1. Mande yon estimasyon detayye (itemized), pa sèlman yon total rezime.
2. Make (souliye) tout mo yo tankou minimòm, estime, sijè a chanjman, frè administratif, epi obligatwa.
3. Konfime dat limit peman yo alekri.
4. Mande sa k pase si kantite envite yo desann.
5. Mande sa k pase si kantite envite yo monte.
6. Konfime si gato deyò, desè, corkage, oswa catering kiltirèl déclenche frè anplis.

Pou yon fich kalkil bidjè ki pi laj, gade kijan pou mete yon bidjè pou lokal evènman.

Konprann règ anilasyon, retadman (postponement), ak force majeure anvan ou peye

Si plan yo chanje, kontra a kontwole sa k ap pase ak depo ou a, epi si ou ka deplase dat la. Pa sipoze yon lokal ap otomatikman sèvi ak lajan ou pou yon nouvo dat.

Konsantre sou fraz sa yo:
- Anilasyon pa lame a. Kontra a ka di depo a pa ranbousab imedyatman, oswa ke pi gwo pousantaj yo vin pa ranbousab pandan evènman an ap pwoche.
- Postponement oswa replanifikasyon. Gen kèk lokal ki pèmèt yon sèl chanjman dat, men sèlman si nouvo dat la disponib epi sèlman nan yon sèten peryòd tan.
- Anilasyon pa lokal la. Dwe gen lang ki esplike sa ou ka mande/rekonsidere (remèd) si lokal la pa ka òganize evènman ou an.
- Force majeure. Sa kouvri evènman ki deyò kontwòl ni chak pati yo, tankou move tan grav, restriksyon gouvènman, echèk sèvis piblik, oswa lòt gwo deranjman. Li sa ki remèd yo ofri an reyalite.
- Kondisyon pou avi. Kontra a ka mande pou yon avi alekri pa imel, pa lapòs sètifye, oswa toude.

Kesyon pou w poze:
- Si nou bezwen deplase evènman an, èske depo a ka transfere?
- Èske nouvo pri a baze sou tarif orijinal nou an oswa sou tarif nouvo dat la?
- Si lokal la pa disponib, egzakteman kisa nou resevwa tounen?
- Gen dat limit pou fè demann postponement lan?

Si envite ou yo ap vwayaje soti nan yon lòt vil oswa yon lòt peyi, seksyon sa a pi enpòtan toujou. Yon kontra ki pi bon mache pa toujou pi bon avantaj si tèm anilasyon yo trè sevè.

Ou dwe konfime tout chanjman alekri tou. Rassirans vèbal pandan vizit la pa sifi.

Tcheke règ operasyon yo: vandè, alkòl, dekorasyon, mizik, ak lè fen

Yon kontra lokal se pa sèlman sou lajan. Li di tou sa ou gen dwa fè anndan espas la. Règ sa yo ka afekte delè ou, vandè ou yo, ak style selebrasyon ou.

Revize domèn politik sa yo:
- Règ pou vandè. Èske ou ka pote pwòp catering pa w, DJ, dekoratè, florist, planer, prèt, pastè, imàm, rabbi, mariachi, jwè dhol, ekip dans lyon, oswa fotogwaf? Oswa èske ou dwe chwazi nan yon lis vandè ki apwouve?
- Kondisyon asirans pou vandè yo. Anpil lokal mande sètifika asirans nan men vandè deyò anvan yo fè load-in.
- Règleman alkòl. Èske ou ka bay pwòp alkòl pa w, oswa tout alkòl dwe soti nan lokal la? Èske gen minimòm pou bartender? Èske gen yon frè corkage?
- Limit dekorasyon. Flanm ouvè, sparklers, bouji, konfeti, petal flè, machin lafimen (fog machines), enstalasyon pandye, klou, tep, epi eskalye yo souvan gen restriksyon.
- Règ son ak mizik. Mande sou limit decibel yo, son ki anplifye sèlman andedan, limit mizik deyò, epi si batri vivan (live percussion) oswa DJ bezwen apwobasyon.
- Lè fen ak lè trankil. Kontra a ka di mizik sispann a 10:00 p.m., envite yo soti a 10:30 p.m., epi vandè yo soti a minwi.
- Bezwen kiltirèl oswa relijye. Konfime lè seremoni an, espas priyè, politik kwizin kosher oswa halal, preparasyon seremoni te, zòn chanjman, oswa tradisyon ki enplike bouji, lansan, djembé (drumming), oswa pwosesyon.

Pwoblèm ki souvan parèt:
- Lame a di “Wi, ou ka pote pwòp vandè pa w,” men pita nan kontra a li di tout vandè deyò yo dwe pre-apwouve, yo dwe gen asirans, epi yo dwe peye frè pou aksè. Se yon règ totalman diferan.

Si w ap konpare politik atravè plizyè lokal, kesyon pou w poze yon lokal anvan ou rezève ka ede w òganize nòt vizit ou yo.

Konprann responsablite (liability), asirans, domaj, epi kiyès ki responsab kisa

Seksion sa a ka sanble legal epi li ka fè moun pè, men ou pa bezwen yon avoka pou li l dousman. Objektif ou se konprann responsablite si gen yon bagay ki domaje, yon moun blese, oswa si yon vandè lakòz yon pwoblèm.

Chèche repons ki klè pou kesyon sa yo:
- Èske ou bezwen asirans pou evènman? Gen kèk lokal ki mande yon polis asirans responsablite (liability) pou yon sèl jou anvan evènman an.
- Kiyès ki responsab domaj envite yo fè? Si yon envite kase mèb, sali twal (linens), domaje mi, oswa deklanche yon fo alam dife, kontra a ka kenbe lame a responsab.
- Kiyès ki responsab domaj vandè yo oswa reta yo? Lokal la ka mete responsablite sa a sou ou si ou te anboche vandè a.
- Èske gen yon klaus responsablite/indemnity? Li l dousman, epi mande klarifikasyon si ou pa konprann ki moun ki ap pran risk la.
- Ki sekirite ki obligatwa? Gen kèk lokal ki mande sekirite ki gen lisans pou maryaj, quinceañeras, fèt antrepriz, ak evènman ki gen alkòl.

Siy avètisman pou w poze kesyon:
- Lang ki twò laj ki fè ou responsab tout bagay, menm bagay ki deyò kontwòl ou.
- Yon klaus domaj ki pa gen okenn pwosesis pou enspeksyon oswa prèv.
- Yon klaus asirans ki obligatwa ki mansyone men yo pa esplike.

Etap pratik:
1. Mande lokal la esplike nenpòt klaus ou pa konprann nan lang senp.
2. Mande yo montre egzakteman paragraf la.
3. Konsève repons lan pa imel.
4. Konfime nenpòt chanjman ki apwouve nan yon amannman alekri, pa sèlman yon mesaj tèks.

Gid sa a bay enfòmasyon pratik, li pa konsèy legal. Si yon klaus sanble twò yon sèl bò, oswa bidjè evènman an gwo, li ka entèlijan pou yon avoka kalifye revize kontra a anvan ou siyen.

Anvan ou siyen: konpare kontra a ak pwopozisyon an, epi kreye yon lis verifikasyon final

Dènye etap ou se verifye kontra final la matche ak vèsyon deal ou panse w ap achte a. Lame yo souvan sipoze detay ki manke yo vle di se yon bagay yo te konprann deja. Non. Si sa enpòtan, li dwe parèt alekri.

Sèvi ak lis verifikasyon final kontra sa a:
- Non yo kòrèk. Non ou, non ko-lame a, non biznis la si sa aplikab, ak detay kontak yo dwe egzak.
- Kalite evènman an kòrèk. Maryaj, quinceañera, anivèsè nesans, gala, fundraiser, dine antrepriz, fèt jou ferye, oswa selebrasyon relijye.
- Dat, lè, ak espas yo kòrèk. Mete fenèt setup, evènman, epi demonte yo.
- Sipozisyon sou kantite envite yo kòrèk. Minimòm yo, garanti yo, ak dat limit pou kantite final la dwe ekri.
- Atik ki enkli yo lis. Tab, chèz, twal sou tab, suite, chèz seremoni, netwayaj, son, anplwaye, pakin, sekirite.
- Pwomès deyò yo ajoute. Si lokal la te pwomèt yon chanm anndan ranplasan, plis tan setup, frè yo te anile, oswa fleksibilite meni koutim, li dwe ekri nan kontra a oswa nan yon adendòm.
- Orè peman an klè. Kantite depo a, dat due yo, metòd peman yo aksepte yo, epi tèm ranbousman yo.
- Règleman yo akseptab. Anilasyon, postponement, lè siplemantè, dekorasyon, alkòl, aksè vandè, asirans, ak netwayaj.
- Paj siyati yo ak dokiman tache yo konplè. Meni, plan etaj, fich/ekspozisyon, house rules (règ lakay), ak orè pri yo dwe tache si yo referansyone yo.

Yon bon pwosesis pou siyen sanble konsa:
1. Vizite (tour) epi konpare lokal yo.
2. Poze kesyon swivi pa imel.
3. Revize pwopozisyon an detayye (itemized).
4. Li tout kontra a ak dokiman tache yo.
5. Mande korèksyon anvan ou siyen.
6. Sine sèlman lè tèm alekri yo matche ak konpreyansyon ou.
7. Kenbe yon kopi PDF ki sove nan kontra final la ki siyen.

Si w toujou ap chèche opsyon, VenueGather ka ede w konpare lokal toupre w nan lang pa w. Matche a toujou gratis pou lame a. Kòmanse isit la: jwenn matche.