Kijan pou fikse yon bidjè pou lokal evènman

Kòmanse ak desizyon ou vrèman bezwen pran an

Pifò lame pa di, “Konbyen yon lokal koute?” Yo di, “Konbyen lajan mwen ka depanse yon lokal pou evènman mwen san m pa twò sere tèt mwen?” Kantite lajan sa a depann de kat bagay an premye: kantite envite, vil la, dat la, epi sa ki ladan l.

Yon maryaj vandredi swa nan yon gwo zòn metwopoliten pou 180 envite ap gen yon pri ki souvan diferan anpil ak yon quinceañera dimanch apremidi pou 100 envite nan yon vil ki pi piti. Yon dine pou konpayi ak sèvis traiteur nan men lokal la ka prezante kòm yon minimòm manje-ak-bwason, pandan ke yon fèt anivèsè nan yon chanm prive ka mande yon lokasyon chanm ansanm ak yon minimòm depans.

Anvan ou kontakte lokal yo, note baz sa yo:

• Kalite evènman: maryaj, quinceañera, evènman konpayi, anivèsè nesans, anivèsè, baby shower, gradyasyon, fèt jou ferye, selebrasyon kiltirèl oswa relijye
• Kantite envite vize: kantite reyalis ou, pa minimòm ki pi fasil la
• Vil oswa katye ou prefere: epi 1 oswa 2 katye ki gen plan B
• Dat ak lè ou prefere: epi si ou ka konsidere vandredi, dimanch, dine pou midi, oswa dat ki pa sezon
• Fòma: seremoni ak resepsyon, sèlman dine, dans, prezantasyon, buffet, sèvis fanmi, sèvis cocktail
• Bagay ou dwe genyen: pakin, traiteur deyò, sèn, parkèt pou dans, antre ki aksesib, suite nòs prive pou lamarye, espas pou lapriyè, lè evènman an fini an reta, sèvis alkòl, politik pou vandè ki pa lokal la

Si ou poko chwazi kantite envite vize a, kòmanse la. Pri lokal yo chanje vit lè lis envite a ap grandi. Pou èd pou w limite kantite a, gade kijan pou estime kantite envite pou yon evènman.

Chèche konnen twa fason prensipal lokal yo fikse pri evènman yo

Pri lokal yo souvan bati sou youn nan estrikti sa yo. Lè ou konprann diferans yo, ou ka konpare menm jan ak menm jan.

1. Lokasyon chanm oswa frè sit
Ou peye yon montan fiks pou itilize espas la pandan yon sèten kantite èdtan. Sa ka gen tab, chèz, anplwaye, enstalasyon, netwayaj, sekirite, oswa ekipman audiovisual, oswa li pa enkli yo.

2. Minimòm manje-ak-bwason
Olye ou peye yon gwo frè lokasyon, lokal la mande pou ou depanse omwen yon montan sou manje ak bwason. Si evènman ou a pa rive minimòm nan, ou ka toujou oblije peye minimòm nan.

3. Pri pakè (package pricing)
Lokal la ofri yon pakè pou chak moun oswa yon pakè evènman ki rasanble, ki ka gen manje, bwason ki pa gen alkòl, tab, chèz, nap, pèsonèl sèvis, epi pafwa dekorasyon debaz oswa kowòdinasyon.

Egzanp seri pri tipik yo (pa quotes):

• Chanm prive nan yon restoran: anviwon $500 pou $5,000+ frè chanm, oswa yon $2,000 pou $15,000+ minimòm manje-ak-bwason
• Salk sal bankè: anviwon $2,000 pou $12,000+ frè sit, oswa $40 pou $150+ pou chak moun pou pakè yo
• Salon otèl (hotel ballroom): anviwon $3,000 pou $20,000+ lokasyon, souvan ansanm ak yon $5,000 pou $50,000+ minimòm
• Chanm kominotè oswa sant kiltirèl: anviwon $500 pou $6,000+, souvan ak plis frè adisyonèl separe
• Loft endistriyèl, rooftop, estate, oswa lokal espesyal: anviwon $4,000 pou $25,000+ anvan lokasyon, anplwaye, ak traiteur

Nimewo reyèl la depann de dat la, vil la, kantite envite a, epi sa ki enkli. Seri sa yo se egzanp, yo pa quotes.

Lè ou konpare opsyon, mande chak lokal pou yo montre menm jan ak menm jan an:

• Lokasyon oswa minimòm nan
• Kantite envite ki posib pou aranjman ou
• Èdtan ki enkli yo
• Règ manje ak bwason
• Sa ki enkli pou mèb ak lokasyon
• Èske anplwaye yo enkli oswa non
• Règ alkòl la
• Frè seremoni a
• Frè sèvis ak taks
• Kondisyon sekirite oswa asirans
• To overtime (siplemantè lè evènman an depase)
• Montan depo a ak orè peman an
• Règ anilasyon ak chanjman dat
• Pakin ak aksesibilite
• Total estime “tout anndan”

Pandan w ap fè vizit yo, gade drapo wouj sa yo:

• Quote a se sèlman vèbal, san okenn dekonpozisyon ekri
• Frè enpòtan yo ekri an reta kòm “TBD” nan pwosesis la
• Kapasite a mache sèlman si aranjman an pi sere pase sa ou vle
• Enstalasyon ak netwayaj pa enkli, men timeline ou bezwen tou de yo
• Vandè ki obligatwa yo limite bidjè ou plis pase sa ou te atann
• Lang kontra a sou anilasyon oswa domaj pa klè

Bon kestyon pou mande pandan yon vizit:

• “Èske ou ka montre m yon estimasyon pou kantite envite mwen an ak tout frè obligatwa yo?”
• “Apre frè sèvis yo ak taks yo, ki sa total sa a vin?”
• “Si nou itilize pakè ki nan lokal la, kisa nou toujou bezwen lwe?”
• “Kisa k ap pase si kantite envite nou an chanje pa 15 rive 20 moun?”
• “Èske ou ka voye kontra echantiyon an pou nou revize anvan nou pran desizyon?”

Si w ap planifye soti nan yon lòt vil oswa deyò Etazini, kenbe tout bagay ekri epi mande yon vizit videyo, yon plan etaj echantiyon, ak yon envwa echantiyon. Èd VenueGather bay pou lokal yo se gratis toujou pou lame yo, epi ou ka jwenn èd nan lang ou prefere.

Konstrui bidjè lokal ou an kouch, pa ak yon sèl gwo devine

Yon bidjè lokal ki pratik gen de nimewo: bidjè vize ou a ak pi gwo plafon ou aksepte a. Bidjè vize a se kote ou ta renmen rive. Plafon an se pi gwo total ou ka aksepte si yon lokal verifye bwat ki pi enpòtan yo pou ou.

Sèvi ak metòd senp sa a:

1. Fikse bidjè total evènman ou
2. Deside konbyen lajan ki ka ale nan depans ki gen rapò ak lokal la
3. Decoupe depans ki gen rapò ak lokal la an kategori
4. Kite plas pou taks, frè sèvis, ak bagay ki ka sipriz

Pou anpil evènman, depans lokal la ak depans ki gen lyen ak lokal la vin youn nan pi gwo atik yo. Sa ka gen ladan chanm nan menm, manje ak bwason nan men lokal la, lokasyon, anplwaye, ak frè ki obligatwa yo.

Yon echantiyon fich kalkil pou yon evènman 120 envite ta ka sanble konsa:

• Lokasyon lokal oswa minimòm: $4,000 pou $10,000
• Manje ak bwason: $35 pou $120 pa chak moun, oswa $4,200 pou $14,400
• Frè sèvis: souvan yon liy adisyonèl sou traiteur oswa pakè bankè
• Taks: varye selon eta ak vil
• Lokasyon ki pa enkli: $1,000 pou $5,000+
• Frè seremoni oswa frè chanm adisyonèl: $500 pou $3,000+
• AV, pwojektè, mikwo, son: $250 pou $2,500+
• Frè sekirite, valet, gadyen, oswa netwayaj: $200 pou $2,000+
• Overtime: $200 pou $1,000+ pa èdtan, selon lokal la ak anplwaye yo
• Depo: souvan li dwe peye lè ou siyen, ak yon orè peman apre sa

Yon rakoursi rapid pou planifikasyon:

• Si bidjè total evènman ou a se $15,000, ou ka ap chèche lokal ki gen pi ba frè lokasyon, dat jou semèn oswa nan apremidi, espas kominotè, restoran, oswa pakè ki sere pou kontwole kantite envite.
• Si bidjè total evènman ou a se $30,000, ou ka gen plis fleksibilite ak salk bankè, espas otèl, ak pakè ki plis enkli.
• Si bidjè total evènman ou a se $60,000+, ou ka kapab konsidere dat prim (pi chè), pi gwo kantite envite, epi lokal ki bezwen plis lokasyon deyò.

Pa gen yon pousantaj ki kòrèk pou depanse sou lokal la, paske priyorite evènman yo diferan. Gen lame ki vle yon chanm bèl ak manje senp. Gen lòt ki plis konsantre sou yon gwo repa, tradisyon kiltirèl, oswa bezwen pou pwodiksyon. Objektif la se bati bidjè a selon priyorite pa w, pa selon yon lis lòt moun.

Planifye depans ki souvan siplemantè

Frè inatandi yo anjeneral pa soti nan yon sèl gwo frè kache. Yo soti nan plizyè ti atik ki pa t enkli nan premye nimewo ou tande a.

Mande tout lokal kesyon sa yo anvan ou vizite, oswa pran yo avèk ou pandan vizit la:

• Èske nimewo yo site a se yon frè lokasyon, yon minimòm depans, oswa yon pri pakè?
• Konbyen èdtan ki enkli, epi depi ki lè aksè a kòmanse?
• Èske èdtan pou enstalasyon ak netwayaj enkli?
• Èske tab, chèz, nap, anviwònman plas, ba, ak parkèt pou dans enkli?
• Èske gen yon traiteur eksklizif oswa èske ou ka pote pa w?
• Èske gen frè pou kwizin, frè pou koupe gato, corkage, oswa frè pou vandè deyò?
• Èske frè sèvis ak taks enkli ladan estimasyon an?
• Èske yo mande sekirite?
• Èske yo mande asirans?
• Ki sa ki pri pakin, valet, oswa shuttle yo?
• Èske gen yon taks pou overtime si evènman an fin ta?
• Ki sa ki depo a, epi kilè peman pita yo dwe fèt?
• Ki politik anilasyon oswa chanjman dat la?

Men kèk depans siplemantè lame yo dwe mete nan bidjè a souvan:

• Frè sèvis sou manje ak bwason
• Taks sou lavant
• Gratuité kote sa aplikab
• Frè seremoni anplis pri resepsyon an
• Mizajou mèb tankou chèz Chiavari, zòn chita lounge, tab espesyalite
• Pri elektrisite, dèlko, tant, chofaj, oswa backup move tan pou espas deyò
• Minimòm anplwaye pou bartenders, attendant, coat check, attendant twalèt, oswa sekirite
• Manje pou vandè si kontra ou yo egzije sa
• Frè netwayaj apre konfeti, bouji, gwo dekor, oswa gwo atik preparasyon kiltirèl

Pi bon pwoteksyon an senp: mande tout frè yo ekri, epi revize estimasyon an liy pa liy anvan ou peye depo a. Ou fè vizit, ou konpare, ou chwazi kiyès pou w rele, epi ou konfime kondisyon yo ekri.

Sèvi ak kantite envite, dat, ak fleksibilite pou kontwole pri a

Si pri lokal yo parèt twò wo, fason ki pi rapid pou bese l anjeneral se pa negosyasyon an premye. Se chanje varyab yo ki pouse quote a.

Pi gwo pwen pou ajiste pri yo se:

• Kantite envite
• Jou nan semèn nan
• Sezon
• Lè nan jounen an
• Dire evènman an
• Sa ki enkli

Men fason pratik lame yo bese depans lokal yo:

1. Diminye lis envite a ak anpil atansyon
Si ou soti 180 envite pou rive 130, sa ka chanje gwosè lokal la, pri manje, lokasyon, kantite anplwaye, epi depans ba a.

2. Gade evènman vandredi, dimanch, pou midi, oswa brunch
Dat vandredi swa (samdi swa) ki pi prim yo souvan koute plis epi yo pran pi bonè.

3. Konsidere yon mwa ki pa sezon
Disponibilite ak pri yo ka pi favorab selon rejyon ou.

4. Chwazi yon lokal ki pi enkli
Yon pi gwo pri pakè toujou ka fè ou ekonomize si li enkli mèb, anplwaye, enstalasyon, netwayaj, ak traiteur.

5. Sèvi ak yon sèl lokal pou plizyè pati evènman an
Si seremoni, repa, ak selebrasyon an fèt nan menm kote a, sa ka diminye konpleksite transpò ak lokasyon.

6. Redwi fenèt lokasyon an si sa posib
Gen kèk lokal ki fikse pri pa blòk tan, epi yo chaje overtime separe.

7. Rete ouvè pou katye yo
Yon sibèrib ki toupre oswa yon lòt distri ka ofri pi bon valè pase kòd postal ki pi nan demann lan.

Egzanp konparezon pou menm evènman 100 envite a (ak seri pri sèlman kòm egzanp):

• Samdi swa nan yon otèl downtown: $8,000 pou $20,000+ anvan minimòm manje yo ak frè yo
• Dimanch apremidi nan yon salk bankè nan yon sibèrib toupre: $3,000 pou $9,000+ ak plis bagay ki enkli
• Lokasyon total nan yon restoran prive: $5,000 pou $18,000+ minimòm depans, souvan ak mèb yo ki deja la

Nimewo reyèl la depann de dat la, vil la, kantite envite a, epi sa ki enkli. Seri sa yo se egzanp, yo pa quotes.

Konpare quotes lokal yo nan fason ki pi entelijan

Premye quote a ki pi ba a pa toujou vle di total final la ap pi ba. Metòd bon konparezon an se pou estandadize detay yo.

Fè yon tablo konparezon senp: mete yon liy pou chak lokal ak kolòn sa yo:

• Frè lokasyon baz la oswa minimòm manje-ak-bwason
• Kantite envite ki posib pou stil evènman ou
• Èdtan ki enkli yo
• Politik traiteur
• Tab, chèz, nap, ak lokasyon debaz ki enkli
• Èske anplwaye yo enkli
• Politik alkòl
• Frè seremoni
• Frè sèvis ak taks
• Kondisyon sekirite oswa asirans
• To overtime
• Montan depo a ak orè peman
• Règ anilasyon ak chanjman dat
• Pakin ak aksesibilite
• Total “tout-an” estime

Lè w ap fè vizit, gade drapo wouj sa yo:

• Quote a se sèlman vèbal, san okenn dekonpozisyon ekri
• Frè enpòtan yo ekri kòm “TBD” byen ta nan pwosesis la
• Kapasite a mache sèlman pou yon aranjman ki pi sere pase sa ou vle
• Enstalasyon ak netwayaj yo pa enkli, men timeline ou bezwen tou de yo
• Vandè ki obligatwa yo limite bidjè ou plis pase sa w te atann
• Lang kontra a sou anilasyon oswa domaj pa klè

Bon kestyon pou mande sou yon vizit:

• “Èske ou ka montre m yon estimasyon pou kantite envite mwen an ak tout frè obligatwa yo?”
• “Ki sa total sa a vin apre frè sèvis yo ak taks?”
• “Si nou itilize pakè in-house ou a, kisa nou toujou bezwen lwe?”
• “Kisa k ap pase si kantite envite nou an chanje pa 15 rive 20 moun?”
• “Èske ou ka voye kontra echantiyon an pou nou revize anvan nou pran desizyon?”

Si w ap planifye soti nan yon lòt vil oswa deyò Etazini, kenbe tout bagay ekri epi mande yon vizit videyo, yon plan etaj echantiyon, ak yon envwa echantiyon. Èd VenueGather bay pou lokal yo gratis toujou pou lame yo, epi gen posiblite pou yo ede w nan lang ou prefere.

Fikse nimewo a anvan ou fè vizit, epi kenbe yon plan B

Pi bon lè pou fikse bidjè lokal ou se anvan ou pran gwo santiman ak yon chanm ki pa adapte ak foto konplè a. Yon fwa ou konnen bidjè vize a ak plafon an, vizit lokal yo vin pi rapid epi mwens estrès.

Sèvi ak lis verifikasyon sa a anvan vizit:

• Bidjè lokal vize: $______
• Plafon absoli: $______
• Ranje kantite envite: ______ rive ______
• Dat ou prefere: ______
• Dat plan B: ______
• Zòn ou prefere: ______
• Zòn plan B: ______
• Bagay ou dwe jwenn (inclusions): ______
• Ki kote ou ka fleksib: ______
• Kèsyon pou mande tout lokal: sove nan telefòn ou oswa nan yon kaye

Apre sa, fè yon ti lis:

• 3 lokal ki adapte ak bidjè vize ou a
• 2 lokal ki yon ti kras anba bidjè a
• 1 opsyon plan B nan yon lòt zòn, dat, oswa fòma

Sa ede w pa angaje w twò bonè epi li ba ou espas pou konpare. Lè w pare, ou ka itilize sèvis matching gratis VenueGather la pou w tande nan men lokal ki toupre w epi ki adapte ak kalite evènman ou, kote a, ak ranje bidjè w la. Ou deside kiyès pou w vizite, konpare, epi kontakte apre.