Gid planifikasyon

Kijan pou matche kantite envite ak kapasite lokal la

Nimewo ki sou yon bwochi lokal pa toujou se nimewo ki pi bon pou evènman w lan. Pou chwazi bon sal la, ou bezwen konpare kantite envite w ak vrè aranjman ou vle a: ki gen ladan estil chita, planche pou danse, sèn, buffet, espas pou seremoni, ansanm ak ekipman vandè yo.

Kòmanse ak kantite envite w reyèl la, pa ak lis envitasyon an

Anvan ou vizite lokal yo, fè twa nimewo:

Envite ou envite yo. Tout moun ki ta ka resevwa yon envitasyon.
Envite ou espere yo. Nimewo a ou panse ki pi reyalis la pou kantite moun ki pral vini.
Nimewo ou dwe ka kenbe. Pi gwo kantite moun ou bezwen sal la pou l ka jere san twòp chaje.

Pa egzanp, si w envite 180 moun, ou espere 140 rive 155, epi w vle yon ti maj sekirite, nimewo ou dwe ka kenbe a ka vin 160.

Sa enpòtan paske lokal yo ka bay kapasite yo nan plizyè fason. Yon sèl gwo sal ka di 200 envite, men sa ka vle di:

200 moun lè kanpe, san dine fòmèl
200 chèz nan stil teyat, espas yo sere
160 moun nan stil bankè ak tab awondi
120 moun ak planche pou danse, tab pou koup la (sweetheart), DJ, epi buffet

Si ou ap toujou estime kantite moun yo, mande lokal yo pou yo ba w plan yo pou twa kantite envite, tankou 120, 150, ak 180. Sa ba w yon foto ki pi onèt pase w ap mande: "Konbyen moun ki antre?"

Si w bezwen èd pou bati yon bidjè ki reyalis selon kantite envite w, li kijan pou fikse bidjè pou yon lokal evènman.

Chèche konnen diferans ki genyen ant kapasite kòd dife a ak kapasite evènman ki ka itilize

Maksimòm kòd dife a se yon limit sekirite, pa yon rekòmandasyon pou konfò. Li pa vle di otomatikman sal la ap santi l bon pou maryaj ou, quinceañera a, evènman antrepriz la, anivèsè nesans, baby shower, gradyasyon, fèt jou ferye, oswa selebrasyon kiltirèl oswa relijye.

Kapasite ou ka itilize a anjeneral pi ba paske evènman w bezwen espas pou plis bagay pase jis moun ki nan sal la.

Moun ki bezwen espas yo souvan gen ladan:

Tab envite awondi oswa rektangilè
Planche pou danse
Tab chèf oswa tab sweetheart
Tab gato oswa tab desè
Tab kado oswa tab pou siyati (sign-in)
Liy buffet oswa estasyon manje
Aranjman bar la
Booth DJ la oswa zòn gwoup mizik la
Sèn, podiwòm, oswa ekran pou prezantasyon
Photo booth
Chèz seremoni nan menm sal ak dine a
Espas pou pousèt, chèz woulant, granmoun, ansanm ak wout mache ki fasil

Yon règ itil: trete pi gwo limit ki ekri a kòm yon pwen depa, epi apresa mande, "Ki kapasite ki konfòtab pou planche etaj mwen an egzakteman?"

Mande chak lokal:

Kapasite yo ekri a: èske se lè kanpe, lè chita, oswa stil bankè?
Ki gwosè tab yo sipoze nan nimewo sa a?
Nimewo a gen ladan planche pou danse a?
Èske li gen ladan tab buffet, yon bar, oswa yon sèn?
Èske mwen ka wè planche etaj yo pou kalite evènman pa m nan?
Konbyen envite ki antre konfòtab, pa sèlman legalman?

Ou ka konpare opsyon tou lè w itilize yon sèvis konparezon gratis tankou VenueGather. Konparezon an gratis pou animatè a; ou toujou vizite, konpare, epi chwazi moun pou w book. Pri reyèl ak disponiblite depann dat la, vil la, kantite envite, epi sa ki enkli yo.

Sèvi ak bon estil kapasite pou aranjman evènman w

Kapasite a chanje anpil selon fason envite yo pral chita oswa fason yo pral deplase nan sal la.

Men kèk kalite aranjman komen ak sa yo pi souvan vle di:

Resepsyon lè kanpe oswa evènman cocktail: Kapasite ki pi wo a, paske gen mwens tab ak chèz.
Stil teyat: Ranje chèz ki fè fas ak yon sèn oswa zòn seremoni. Souvan li pèmèt plis moun pase bankè ak chèz.
Stil klas: Tab ak chèz ki fè fas devan an. Souvan pou fòmasyon ak reyinyon, epi kapasite a pi ba pase stil teyat.
Bankè ak tab awondi: Komen pou maryaj, quinceañeras, gala, ak selebrasyon fanmi. Anjeneral sa pran plis espas pou chak envite.
Bankè ak tab rektangilè: Pafwa li ka fè sal la mache pi efikas, selon fason yo ranje l.
Seremoni ansanm ak resepsyon nan menm sal: Souvan li diminye kapasite a paske sal la gen pou sèvi de objektif, oswa anplwaye yo dwe ranvèse sal la pandan lè cocktail la.

Men kèk egzanp pratik pou yon sèl sal:

220 resepsyon lè kanpe
180 stil teyat
150 chita bankè
130 chita bankè ak planche pou danse ak DJ
110 chita bankè ak planche pou danse, sèn, buffet, epi photo booth

Sa yo se egzanp, pa se sitasyon. Nimewo a reyèl depann de gwosè sal la, poto plafon yo, sòti yo, gwosè tab yo, règ lokal la, epi tout lòt bagay ki dwe antre nan menm sal la.

Si evènman w gen dans fòmèl, mizik ap viv, yon ark pou seremoni, pèfòmans kiltirèl, oswa yon gwo ekspozisyon desè, di sa bonè. Yon sal ki adapte pou dine w la ka pa adapte pou tout pwogram ou a.

Planifye espas pou “ti bagay” yo ki diminye kapasite a

Anpil animatè pa mezire kijan “ti bagay” yo bezwen espas. Se la erè nan kapasite yo konn rive.

Men yon lis verifikasyon pratik pou bagay ki souvan diminye kantite envite:

Planchè pou danse. Yon ti planche ka mache pou dans lejè, men anpil gwo maryaj ak quinceañeras bezwen plis espas.
Zòn gwoup mizik la oswa DJ la. Yon gwoup ap viv anjeneral bezwen plis espas pase yon DJ.
Sèn. Enpòtan pou diskou, pèfòmans, eleman relijye, oswa prezantasyon.
Buffet oswa estasyon manje. Plizyè estasyon amelyore koule moun yo, men yo pran espas sou planche a.
Liy bar. Yon bar ki chaje ak ti espas bò kote l kreye twòp foul.
Tab sweetheart oswa tab chèf. Sa ka pran plis espas pase animatè yo panse.
Montre gato, sirèt, oswa desè. Espesyalman komen nan quinceañeras, maryaj, ak pati pou gwo etap nan lavi.
Photo booth oswa background. Amizan, men li mande tou espas pou liy moun yo.
Zòn timoun, mèb pou detant, oswa tab vandè. Bon bagay sa yo, men yo diminye zòn kote envite yo chita.
Seremoni nan menm sal. Si chèz yo rete an plas oswa sal la dwe ranvèse, kapasite ak lè yo tou chanje.

Mande kowòdonatè lokal la oswa manadjè lavant lan make bagay sa yo sou yon planche etaj echantiyon. Si yo pa ka montre w kote chak bagay ap ale, kapasite a ka twò optimis.

Yon bon kestyon animatè a se: "Èske w ka voye m yon planche etaj ki montre tout tab, chèz, planche pou danse, amizman, buffet, ak wout mache pou 150 envite?"

Ou ta dwe mande tou kiyès ki bay chak bagay, epi si gen frè adisyonèl pou chanjman aranjman, ranvèse sal la, overtime, oswa mèb ki amelyore. Konfime tout detay yo alekri anvan ou peye yon depo.

Chwazi yon sal ki fè w santi l konfòtab, pa sal ki twò chaje ni ki vid

Pi bon matche kapasite a se pa toujou pi gwo sal ou ka peye a. Ou bezwen yon espas ki adapte ak kantite envite w epi ki santi l bon lè evènman an kòmanse.

Si sal la twò chaje, envite yo ka gen:

Tinèl oswa ale ki twò sere
Liy buffet ak bar ki long
Ti espas pou danse
Tab ki difisil pou rive
Bwi ak chalè k ap monte
Mwens konfò pou granmoun aje yo, timoun yo, ak envite k ap itilize aparèy pou mobilite

Si sal la twò gwo, ou ka remake:

Yon gade ki vid sou foto yo
Enèji fèb sou planche pou danse
Plis lajan depanse pou dekorasyon pou ranpli espas la
Envite yo twò lwen youn ak lòt

Yon sib pratik se chèche yon sal kote kantite envite ou espere a antre byen, men sal la ka toujou jere yon ti ogmantasyon. Pa egzanp:

Ou espere 110 envite. Yon sal ki pi bon pou 100 rive 130 ka santi l byen.
Ou espere 180 envite. Yon sal ki sèlman mache jiska 180 stil bankè ka santi l sere si kantite final la ogmante.

Lè w vizite lokal la, pa mande sèlman pye kare (square footage). Mande pou w wè:

Planche etaj pou kantite envite w
Foto oswa videyo nan evènman ki gen menm jan ak kantite envite a
Espas ant tab yo ak lajè ale yo nan aranjman reyèl
Kote amizman an ak sèvis manje a ale vrèman

Si w ap planifye soti nan yon lòt vil oswa yon lòt peyi, mande yon videyo kout tour (walkthrough) ak yon planche etaj ki make. Sa ede w konpare espas yo anvan w vwayaje.

Poze kestyon kapasite sa yo anvan ou book

Sèvi ak lis verifikasyon sa a lè w konpare lokal:

Ki kapasite a pou aranjman egzak mwen an?
Nimewo sa a se pou lè chita, lè kanpe, stil teyat, oswa stil bankè?
Èske aranjman an gen ladan planche pou danse, sèn, DJ oswa gwoup, buffet, bar, ak tab desè?
Ki sa k pase si kantite envite final mwen an ogmante 10 rive 20 moun pase sa nou te espere?
Èske yo ka reconfigure sal la ak tab rektangilè olye de tab awondi?
Èske gen poto, plafon ki ba, oswa kwen ki pa nòmal ki afekte vi oswa kote tab yo mete?
Èske gen espas separe pou lè cocktail, seremoni, oswa aktivite pou timoun?
Èske gen ase espas pou aksè chèz woulant, pousèt, ak granmoun ki bezwen deplasman pi fasil?
Konbyen twalèt ak espas pou pakin disponib pou kantite envite sa a?
Èske gen frè pou overtime si ranvèse sal la (flip) pran plis tan oswa sèvis la depase sa nou te planifye?
Ki kondisyon depo, anilasyon, ak peman yo aplike?
Èske gen yon minimòm manje-ak-bwason oswa yon frè sèvis ki chanje selon kantite envite a?

Ranje pri yo varye anpil selon vil, dat, kantite envite, epi sa ki enkli. Kòm yon egzanp jeneral, lokasyon yon lokal pou evènman prive ka varye de anviwon $1,500 rive $15,000+, epi pakè “tout enkli” yo ka pi wo anpil lè yo ajoute pri manje, anplwaye, lokasyon, ak frè sèvis yo. Sa yo se egzanp, pa se sitasyon. Ou dwe toujou konfime tout pwopozisyon an alekri.

Pou konpare opsyon toupre w, ou ka get matched gratis. Ou pataje enfòmasyon kontak ak detay evènman an, pa nimewo kont finansye ni dosye sansib. Apre sa, ou vizite, konpare, epi deside sa pou w book.

Pou plis èd planifikasyon, gade kèk kestyon pou poze yon lokal maryaj anvan ou book ak kijan pou estime kantite envite pou yon evènman.

An lang senp

Chwazi yon lokal selon kantite envite ak aranjman ou vrèman bezwen an, pa sèlman selon pi gwo nimewo ki sou lis la.

Kesyon komen

Konbyen chèz siplemantè mwen ta dwe planifye pi lwen pase kantite moun ki RSVP?

Yon ti maj ka ede, espesyalman si kantite envite a toujou ap chanje. Anpil animatè renmen gen espas pou kèk moun ki pa t planifye, manje pou vandè yo, oswa chanjman nan dènye minit. Nimewo egzak la depann de kalite evènman w ak atant fanmi an oswa kominote a, men ou ta dwe mande lokal la sa k ap pase si kantite final la ogmante jis anvan evènman an.

Èske yon lokal ka kenbe plis moun pou yon evènman lè kanpe pase yon dine lè chita?

Wi. Resepsyon lè kanpe yo konn adapte pi byen pou plis moun paske yo sèvi ak mwens tab ak chèz. Yon sal ki mache pou 200 envite lè kanpe ka sèlman mache pou 120 rive 160 envite lè se bankè lè chita, lè w ajoute tab yo, ale yo, sèvis manje, epi amizman an.

Mwen bezwen yon sal ki pi gwo si mwen vle yon planche pou danse?

Anjeneral, wi. Yon planche pou danse pran espas ke yo ta ka itilize pou tab envite. Si w ap planifye yon maryaj, quinceañera, sweet 16, fèt jou ferye, oswa nenpòt evènman kote danse se bagay prensipal la, mande lokal la pou montre w yon planche etaj kote planche pou danse a trase an echèl.

Èske kapasite ki ekri pa lokal la ase kòm enfòmasyon pou book?

Non. Ou bezwen konnen ki kalite aranjman nimewo sa a sipoze, epi kisa ki enkli nan aranjman an. Yon kapasite ki ekri a ka pa pran an kont buffet ou a, sèn nan, zòn seremoni, mèb pou detant, oswa bezwen aksè. Toujou mande yon planche etaj echantiyon pou kantite envite w ak stil evènman an.

Kisa k rive si kantite envite mwen chanje apre mwen book?

Mande sou sa anvan ou siyen. Gen kèk lokal ki ka ajiste ranje tab yo jiska yon pwen, pandan lòt yo gen limit strik. Anvan ou peye, ou ta dwe konfime alekri limit dat yo pou kantite envite final, kondisyon minimòm depans, frè overtime, depo, ak kondisyon anilasyon yo.

VenueGather se yon sèvis korek gratis, pa yon lokal, yon founisè manje (caterer), ni yon operatè evènman. Nou pa òganize evènman, nou pa fikse pri lokal yo, ni nou pa garanti ke nenpòt lokal ap disponib nan dat pa w la. Enfòmasyon yo isit la se jeneral epi se pou edikasyon sèlman, pa konsèy legal oswa finansye. Pri yo varye selon dat, vil, kantite envite, ak sa ki enkli; seri ki parèt yo se egzanp tipik, se pa òf ofisyèl. Toujou vizite lokal la, konfime pri, disponiblite, ak tout tèm yo an ekriti anvan ou peye yon depo.