Một người mới đến đã tìm thấy một địa điểm tổ chức sự kiện doanh nghiệp ở một thành phố mà họ chưa từng ghé thăm

Bắt đầu từ những ràng buộc thực tế

Người chủ sự kiện vừa chuyển đến để làm việc và cần lên kế hoạch cho một buổi gặp mặt công ty tại một thành phố mà họ chưa từng trực tiếp đến. Sự kiện không quá lớn, nhưng lại rất quan trọng. Họ cần một địa điểm chuyên nghiệp cho khoảng 60 đến 80 khách, chỗ đậu xe hoặc phương tiện công cộng thuận tiện, và một ngày phù hợp với đồng nghiệp bay đến từ các văn phòng khác nhau.

Thách thức đầu tiên của họ không phải là phong cách. Mà là hậu cần.

• Họ không biết khu vực nào thuận tiện.
• Họ đang so sánh địa điểm giữa các múi giờ.
• Tiếng Anh không phải là ngôn ngữ đầu tiên của họ, nên họ muốn thông tin được giải thích rõ ràng.
• Họ có ngân sách, nhưng cũng hiểu rằng giá địa điểm hiếm khi chỉ là giá thuê phòng.

Như nhiều người chủ sự kiện khác, họ bắt đầu bằng việc hỏi những câu hỏi cơ bản trước: Có bao nhiêu người, khu vực thành phố nào, cần kiểu bố trí ra sao, và tổng ngân sách là bao nhiêu khi đã tính tiền ăn uống, phí dịch vụ, phí đỗ xe và chi phí làm thêm giờ?

Với một sự kiện doanh nghiệp như thế này, họ thấy chi phí ở ví dụ các địa điểm có thể dao động từ khoảng $1,500 đến $8,000+ cho phần thuê không gian, hoặc cao hơn nếu địa điểm gộp sẵn dịch vụ ăn uống, thiết bị AV, nhân sự và dịch vụ quầy bar. Ở một số thị trường, địa điểm có thể yêu cầu mức chi tối thiểu về ăn uống thay vì tính phí thuê riêng. Con số thực tế phụ thuộc vào ngày tổ chức, thành phố, số lượng khách, và những gì được bao gồm, và các khoảng giá này chỉ là ví dụ, không phải báo giá.

Thay vì cố gắng liên hệ từng địa điểm có thể có một cách lần lượt, người chủ sự kiện đã dùng dịch vụ ghép cặp miễn phí của VenueGather để có danh sách ngắn hơn, phù hợp với loại sự kiện, mức ngân sách và nhu cầu về vị trí.

Điều gì giúp họ so sánh các địa điểm từ xa

Người chủ sự kiện không cần có một địa điểm hoàn hảo ngay từ lần thử đầu. Họ cần một danh sách rút gọn có thể quản lý.

Sau khi gửi chi tiết sự kiện, họ tập trung so sánh một vài nhóm tiêu chí thực tế:

1. Sức chứa phù hợp với đúng cách bố trí thực tế. Một địa điểm phù hợp cho 100 người trong tiệc đón tiếp đứng có thể không phù hợp cho 70 người ngồi kèm không gian thuyết trình.
2. Những gì được bao gồm. Bàn, ghế, khăn trải, máy chiếu, micro, Wi-Fi, nhân sự tại chỗ, thời gian setup và dọn dẹp đều ảnh hưởng đến chi phí thực sự.
3. Những nguyên tắc cơ bản cho sự kiện doanh nghiệp. Khách sạn lân cận, khả năng tiếp cận từ sân bay, chỗ đỗ xe, lối tiếp cận để xe/nhà cung cấp hàng hóa và âm học đủ yên tĩnh cho bài phát biểu quan trọng hơn nhiều so với cách trang trí “hợp mốt”.
4. Cấu trúc phí. Họ hỏi về tiền đặt cọc, phí dịch vụ, thuế, yêu cầu an ninh, điều khoản hủy và chi phí làm thêm giờ trước khi quyết định gắn với một địa điểm.

Vì họ đang lên kế hoạch từ một thành phố khác, tour trực tuyến tạo ra khác biệt rất lớn. Người chủ sự kiện yêu cầu từng địa điểm cho xem lối vào, phòng vệ sinh, khu vực đậu xe, lối tiếp cận thang máy và cách căn phòng trông như thế nào khi bố trí theo kiểu sự kiện doanh nghiệp, chứ không chỉ là các ảnh marketing đã được dàn dựng.

Họ cũng yêu cầu mọi thứ phải được cung cấp bằng văn bản. Điều này bao gồm ngày dự kiến, các giả định về số lượng khách, khung thời gian thuê, quy định dành cho nhà cung cấp và lịch thanh toán. VenueGather không đặt giúp địa điểm cho họ và cũng không đảm bảo giá hay tình trạng sẵn chỗ. Nói cách khác, VenueGather chỉ giúp người chủ sự kiện tìm được các lựa chọn nhanh hơn để họ có thể tự đi xem, so sánh và tự đưa ra quyết định.

Chi tiết làm thay đổi quyết định

Ban đầu, người chủ sự kiện nghĩ rằng mức phí thuê thấp nhất được niêm yết sẽ là lựa chọn tốt nhất. Nhưng sau khi so sánh từng đề xuất theo từng dòng, một địa điểm khác lại phù hợp hơn.

Một lựa chọn có vẻ rẻ cho đến khi người chủ sự kiện cân nhắc thêm:

• cần hệ thống AV do bên trong địa điểm cung cấp
• phí dịch vụ cao hơn mức dự kiến
• thời gian tiếp cận giới hạn để setup
• phí làm thêm giờ nếu chương trình diễn ra lâu hơn
• chi phí đậu xe tách riêng cho khách

Một địa điểm khác có giá khởi điểm cao hơn, nhưng lại bao gồm nhiều hơn những thứ sự kiện thực sự cần. Địa điểm này đưa ra một gói rõ ràng hơn, có thêm thời gian setup và vị trí thuận tiện hơn cho người tham dự đến từ sân bay và các văn phòng lân cận. Người chủ sự kiện nhận ra địa điểm tốt nhất không phải là nơi có con số “headline” rẻ nhất. Đó là nơi có ít bất ngờ nhất.

Đây là một bước ngoặt thường gặp đối với những người chủ sự kiện đang lên kế hoạch đám cưới, tiệc quinceañeras, sự kiện doanh nghiệp, các buổi tiệc và những lễ kỷ niệm văn hóa hoặc tôn giáo. Giá niêm yết chỉ là bước khởi đầu. Điều quan trọng là bức tranh tổng thể.

Trước khi thanh toán tiền đặt cọc, người chủ sự kiện đã xác nhận:

• các mốc thời gian chốt số lượng khách
• quy tắc hủy và hoàn tiền
• thời gian bắt đầu và kết thúc chính xác
• điều gì sẽ xảy ra nếu sự kiện diễn ra trễ
• ai chịu trách nhiệm setup và tháo dỡ đồ đạc
• yêu cầu về bảo hiểm hoặc yêu cầu từ nhà cung cấp
• tổng chi phí dự kiến, bao gồm thuế và phí dịch vụ

Chỉ sau đó họ mới tiến hành đặt chỗ.

Bài học cho bất kỳ ai lên kế hoạch ở một thành phố xa lạ

Lợi thế lớn nhất của người chủ sự kiện không phải là hiểu biết tại địa phương. Mà là việc đặt câu hỏi đúng trọng tâm từ sớm và từ chối đoán mò.

Nếu bạn đang lên kế hoạch từ một thành phố khác hoặc một quốc gia khác, bạn không cần biết mọi khu vực hay mọi tên địa điểm trước khi bắt đầu. Bạn cần có một bản mô tả sự kiện rõ ràng, một khoảng ngân sách thực tế và quy trình để so sánh chính xác những gì các địa điểm thực sự cung cấp.

Dịch vụ ghép cặp miễn phí có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian vì giúp bạn bắt đầu với các địa điểm phù hợp với những yêu cầu cơ bản. Từ đó, bạn vẫn sẽ tự đưa ra quyết định. Bạn đi tham quan, so sánh và xác nhận mọi chi tiết bằng văn bản trước khi thanh toán tiền đặt cọc.

Nếu bạn đang lên kế hoạch sự kiện của riêng mình và muốn được hỗ trợ để rút gọn phạm vi tìm kiếm, bạn có thể bắt đầu với ghép cặp địa điểm miễn phí hoặc xem các mẹo lập ngân sách thực tế trong hướng dẫn ngân sách địa điểm tổ chức sự kiện này. Có hỗ trợ bằng ngôn ngữ của bạn, và dịch vụ ghép cặp luôn miễn phí cho người chủ sự kiện.