Loại địa điểm
Địa điểm tổ chức sự kiện doanh nghiệp
Lên kế hoạch cho một sự kiện công ty thường bắt đầu từ bốn quyết định: số lượng khách mời, ngân sách, thành phố và yêu cầu mà sự kiện cần đáp ứng — đó có thể là một cuộc họp, khóa đào tạo, buổi ra mắt, tiệc cuối năm, hoặc một chương trình offsite nhiều ngày. Địa điểm sự kiện doanh nghiệp có thể từ những phòng họp hội đồng đơn giản đến các sảnh tiệc khách sạn phục vụ đầy đủ, và chi phí thực tế phụ thuộc vào ngày tổ chức, thành phố, số lượng khách mời và những gì được bao gồm, vì vậy mọi khoảng giá bạn thấy tại đây chỉ là ví dụ, không phải báo giá.
Địa điểm sự kiện doanh nghiệp phù hợp cho điều gì
Địa điểm sự kiện doanh nghiệp được thiết kế cho các buổi gặp gỡ mang tính công việc, nơi bạn cần một không gian chuyên nghiệp, hậu cần đáng tin cậy và bố cục hỗ trợ chương trình nghị sự. Phù hợp nhất còn tùy vào việc sự kiện của bạn tập trung vào thuyết trình, giao lưu kết nối, dùng bữa, xây dựng đội nhóm hay là kết hợp cả ba.
Loại địa điểm này thường phù hợp cho:
- Họp đội nhóm và các buổi họp toàn công ty theo quý
- Đào tạo, workshop và các buổi học để lấy chứng chỉ
- Thuyết trình cho khách hàng và sự kiện dành cho nhà đầu tư
- Ra mắt sản phẩm và các hoạt động kích hoạt thương hiệu
- Tiệc cuối năm và các hoạt động kỷ niệm của nhân viên
- Họp ban giám đốc và chương trình nghỉ chuyên sâu dành cho lãnh đạo
- Sự kiện tuyển dụng, hội chợ việc làm và các buổi tiếp khách kết hợp networking
- Sự kiện công ty đa văn hóa, đêm trao giải và quan hệ đối tác với cộng đồng
Nhiều đơn vị tổ chức chọn địa điểm sự kiện doanh nghiệp vì chúng có sẵn những hạng mục thiết thực quan trọng vào ngày diễn ra sự kiện như hỗ trợ thiết bị nghe nhìn (AV), Wi-Fi, chỗ đậu xe, phương án tiếp cận khu vực bốc xếp và tiến độ thời gian rõ ràng cho khâu lắp đặt lẫn tháo dỡ. Nếu đội của bạn đang lên kế hoạch từ một thành phố khác hoặc từ ngoài Hoa Kỳ, bạn nên đối chiếu những địa điểm đã quen làm việc với đơn vị tổ chức từ xa và có thể xác nhận chi tiết bằng văn bản.
Nếu bạn vẫn đang cân nhắc loại không gian phù hợp cho sự kiện, hãy bắt đầu bằng cách liệt kê các yêu cầu bắt buộc của bạn trước: vị trí, cách bố trí phòng, dịch vụ ăn uống, nhu cầu cho phần thuyết trình và mức độ riêng tư. Sau đó so sánh các địa điểm với nhau trước khi đặt chỗ.
Những điểm cần cân nhắc về số lượng khách, bố trí phòng và chi tiết mặt bằng
Số lượng khách mời ảnh hưởng đến gần như mọi phần trong quá trình tìm kiếm địa điểm. Một phòng trông có vẻ gọn gàng và phù hợp cho 40 người có thể sẽ chật chội với 75 người hoặc quá rộng với 20 người, vì vậy hãy hỏi từng địa điểm công suất áp dụng cho đúng bố cục của bạn, chứ không chỉ dựa vào con số cao nhất được ghi trong danh sách.
Các kiểu bố trí thường gặp gồm:
- Phòng họp hội đồng (Boardroom) cho các cuộc họp lãnh đạo và buổi thảo luận chiến lược
- Kiểu lớp học (Classroom) cho các khóa đào tạo nơi khách mời cần bàn cho laptop hoặc tài liệu
- Kiểu rạp (Theater) cho thuyết trình, panel và phần nói chuyện
- Kiểu chữ U (U-shape) cho các buổi thảo luận nhiều
- Bàn tiệc tròn (Banquet rounds) cho bữa ăn, dạ tiệc và tiệc cuối năm
- Kiểu tiếp tân (Reception style) cho giao lưu, networking và các sự kiện ra mắt
Một vài nguyên tắc thực tế giúp thu hẹp phạm vi tìm kiếm:
1. Ước tính số lượng khách một cách thực tế, bao gồm diễn giả, nhân sự, nhà cung cấp và các khách VIP.
2. Xác định xem mọi người cần ngồi, ăn, giao lưu hay di chuyển giữa các hoạt động.
3. Hỏi xem phòng có thể thay đổi bố cục trong suốt thời gian diễn ra sự kiện hay không, và có phí nhân công không.
4. Xác nhận nhu cầu về sân khấu, màn hình, sàn nhảy, khu vực đăng ký, phòng chia nhỏ và khu lưu trữ.
5. Kiểm tra luồng di chuyển khi đến, lối vào thang máy, quy trình an ninh, và khả năng tiếp cận chỗ đậu xe hoặc phương tiện công cộng.
Với nhóm nhỏ, các phòng họp dành cho lãnh đạo, phòng ăn riêng và không gian sự kiện coworking có thể tối ưu về chi phí. Với nhóm tầm trung và quy mô lớn, trung tâm hội nghị, tầng họp của khách sạn, địa điểm dạng loft, bảo tàng và các sảnh tiệc có thể mang lại luồng di chuyển thuận tiện hơn và nhiều dịch vụ được tích hợp sẵn. Nếu sự kiện có nhân viên từ nhiều nền tảng khác nhau, hãy hỏi địa điểm có thể hỗ trợ nhu cầu ăn uống đặc thù, biển hiệu đa ngôn ngữ, không gian cầu nguyện hoặc các cân nhắc về thời điểm mang tính văn hóa hay không.
Khoảng chi phí thường gặp và yếu tố thường làm giá tăng
Giá thuê địa điểm sự kiện doanh nghiệp rất đa dạng. Cùng một số lượng khách mời có thể chênh lệch lớn về chi phí tùy theo thành phố, ngày trong tuần, mùa cao điểm, thời lượng sự kiện và việc có bao gồm ăn uống, đồ uống, nhân sự, đồ nội thất và thiết bị AV hay không. Những khoảng giá này chỉ là ví dụ, không phải báo giá.
Ví dụ về chi phí thường gặp (chỉ địa điểm hoặc mức chi tối thiểu) tại nhiều thị trường ở Mỹ:
- Phòng họp nhỏ cho 10 đến 25 khách: khoảng $300 đến $1,500
- Phòng hội nghị nửa ngày hoặc cả ngày cho 25 đến 75 khách: khoảng $800 đến $4,000
- Không gian tiếp tân hoặc ra mắt cho 50 đến 150 khách: khoảng $2,000 đến $10,000+
- Sảnh tiệc, không gian sự kiện tại khách sạn hoặc địa điểm cao cấp ở trung tâm cho 100 đến 300+ khách: khoảng $5,000 đến $25,000+
Nếu cần hoặc có dịch vụ ăn uống trọn gói tại chỗ, bạn có thể thấy thêm:
- Gói ăn theo đầu người từ khoảng $25 đến $150+ mỗi khách
- Gói quầy bar từ khoảng $20 đến $80+ mỗi khách, nếu có phục vụ rượu bia
- Gói cà phê, đồ ăn nhẹ hoặc giờ nghỉ giữa buổi họp từ khoảng $8 đến $35+ mỗi người
Những yếu tố khiến giá cao nhất thường là:
- Thành phố và khu vực. Khu trung tâm thương mại và các thị trường lớn thường có giá cao hơn.
- Ngày và thời điểm. Các ngày cao điểm dịp lễ, buổi tối và các ngày trong tuần nhu cầu cao có thể làm giá tăng.
- Số lượng khách và số lượng phòng. Khách càng nhiều thường đồng nghĩa với cần phòng lớn hơn, nhiều đồ nội thất hơn và nhiều nhân sự hơn.
- Thời lượng sự kiện. Thuê theo giờ có thể tốn kém nếu bạn cần khung thời gian lắp đặt hoặc tháo dỡ dài.
- Mức chi tối thiểu cho ăn uống. Một số địa điểm tính tiền thuê thấp hơn nhưng yêu cầu mức chi tối thiểu cho dịch vụ catering hoặc đồ uống.
- Thiết bị được bao gồm. Màn hình, máy chiếu, micro, hệ thống sân khấu, đèn chiếu và công nghệ họp hybrid có thể tính thêm.
- Phí dịch vụ và thuế. Các khoản này có thể cộng thêm đáng kể vào tổng chi phí.
Trước khi cam kết, hãy yêu cầu báo giá đầy đủ tách bạch theo từng hạng mục: tiền thuê phòng, mức chi tối thiểu cho ăn uống, phí dịch vụ, thuế, an ninh, AV, đồ nội thất, nhân công, phí đậu xe và phí ngoài giờ. Để tham khảo lên ngân sách, xem cách lập ngân sách cho một địa điểm tổ chức sự kiện.
Thường được bao gồm gì và có thể tính thêm chi phí gì
Hai địa điểm có giá thuê tương tự có thể chênh lệch rất lớn về tổng chi phí vì nơi thứ nhất bao gồm các hạng mục cơ bản, còn nơi thứ hai tính riêng từng khoản. Luôn yêu cầu bảng đề xuất chi tiết theo hạng mục (itemized) và xác nhận rõ bằng văn bản những gì được bao gồm trước khi bạn thanh toán tiền đặt cọc.
Những gì thường được bao gồm:
- Bàn và ghế theo bố cục tiêu chuẩn
- Phần lắp đặt và tháo dỡ cơ bản
- Điều phối viên địa điểm tại chỗ hoặc quản lý tiệc
- Vệ sinh tiêu chuẩn
- Quyền truy cập Wi-Fi
- Hệ thống âm thanh của nhà tổ chức tại một số không gian sự kiện
- Bục phát biểu, màn hình hoặc máy chiếu cơ bản trong một số gói họp
- Xác nhận chi phí đậu xe hoặc chính sách đậu xe được giảm giá tại một số khách sạn hoặc cơ sở văn phòng
Những gì thường tính thêm:
- AV nâng cấp, micro, màn hình/monitor, công cụ họp hybrid, hỗ trợ livestream
- Đồ nội thất đặc thù, khu ghế lounge, rèm ống (pipe and drape), sân khấu, sàn nhảy
- Catering, phục vụ cà phê, phục vụ đồ uống có cồn, cắt bánh, phí từ nhà cung cấp bên ngoài
- Nhân viên an ninh, trông áo khoác, nhân viên phụ trách khu vực vệ sinh, nhân sự phụ trách khu vực bốc xếp
- Bổ sung ổ/cổng cấp điện (power drops), kéo đường dây kéo dài, nâng cấp internet, thời gian kỹ thuật
- Quyền truy cập sớm để lắp đặt hoặc tháo dỡ muộn
- Phí ngoài giờ nếu sự kiện vượt quá khung giờ đã ký hợp đồng
- Phí hủy hoặc bị mất tiền đặt cọc tùy theo thời điểm
Một số địa điểm sự kiện doanh nghiệp yêu cầu catering thực hiện nội bộ. Những nơi khác cho phép nhà cung cấp bên ngoài nhưng tính phí bếp, phí nhà cung cấp hoặc yêu cầu giấy chứng nhận bảo hiểm (certificate-of-insurance). Nếu công ty bạn có quy định về mua sắm/procurement, hãy hỏi sớm liệu địa điểm có thể cung cấp đầy đủ giấy tờ mà đội của bạn cần hay không, bao gồm thông tin W-9, yêu cầu COI, cách xử lý thuế và các mốc thời hạn thanh toán. Xác nhận các quy định cuối cùng bằng văn bản với địa điểm.
Những câu hỏi cần hỏi trước khi đặt chỗ
Một buổi tham quan/duyệt địa điểm kỹ lưỡng rất hữu ích, nhưng chi tiết trong hợp đồng quan trọng hơn. Những câu hỏi này có thể giúp đội của bạn tránh các bất ngờ vào phút cuối:
- Công suất cho đúng bố cục của tôi là bao nhiêu? Hãy yêu cầu tách riêng công suất khi ngồi, khi đứng và công suất phục vụ ăn uống.
- Tổng chi phí ước tính đầy đủ là bao nhiêu? Hãy yêu cầu tách rõ từng hạng mục: tiền thuê, mức chi tối thiểu cho ăn uống, phí dịch vụ, thuế, AV, nhân công, an ninh, đậu xe và phí ngoài giờ.
- Giá cơ bản bao gồm những gì? Hỏi về đồ nội thất, lắp đặt, Wi-Fi, màn hình, micro, nhân sự và hạng mục dọn dẹp.
- Khoản đặt cọc là bao nhiêu và phần còn lại thanh toán khi nào? Xác nhận lịch thanh toán và các phương thức thanh toán được chấp nhận.
- Chính sách hủy hoặc dời lịch là gì? Hỏi điều gì sẽ xảy ra nếu số lượng người tham dự thay đổi hoặc công ty bạn chuyển ngày tổ chức.
- Chúng tôi có thể mang nhà cung cấp bên ngoài vào không? Xác nhận quy định đối với nhà cung cấp catering, đơn vị trang trí, DJ, nhiếp ảnh gia, đội ngũ phụ trách branding và ê-kíp sản xuất.
- Thời gian tiếp cận không gian là khi nào? Kiểm tra thời gian lắp đặt, thời gian giao hàng, buổi tổng duyệt, thời gian tháo dỡ và mọi khoản phí nhân công phát sinh ngoài giờ tiêu chuẩn.
- Trong thời gian diễn ra sự kiện có đầu mối liên hệ tại chỗ không? Hỏi ai là người xử lý nếu cần chú ý đến Wi-Fi, AV hoặc bố trí phòng.
- Những quy định của tòa nhà áp dụng gì? Xác nhận quy trình check-in an ninh, đặt trước thời gian thang máy, quyền tiếp cận khu bốc xếp, giới hạn tiếng ồn và các hạn chế về branding.
- Có thể xác nhận mọi thứ bằng văn bản không? Lời hứa bằng miệng là không đủ. Hãy đảm bảo đề xuất và hợp đồng khớp với những gì hai bên đã trao đổi.
Với vai trò là đơn vị tổ chức, bạn sẽ so sánh các lựa chọn, tham quan các không gian và quyết định nơi nào cần đặt. Ghi chú trong mỗi lần tham quan và xem kỹ hợp đồng trước khi thanh toán tiền đặt cọc.
Cách thức đối ứng miễn phí với VenueGather
Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, VenueGather có thể giúp bạn được đối ứng với các địa điểm tổ chức sự kiện doanh nghiệp gần bạn, hoàn toàn miễn phí cho bạn với tư cách là đơn vị tổ chức. Chúng tôi không phải là địa điểm, không phải nhà cung cấp catering và cũng không phải đơn vị vận hành sự kiện, đồng thời chúng tôi không đặt giá cho địa điểm hay đảm bảo còn chỗ. Các địa điểm tự quyết định mức giá, gói dịch vụ và các ngày còn trống.
Đây là cách thức hoạt động:
1. Cho chúng tôi biết các thông tin cơ bản như thành phố, loại sự kiện, ước tính số lượng khách mời, ngày mong muốn, khoảng ngân sách và các yêu cầu bắt buộc.
2. Chúng tôi dùng các thông tin đó để giúp kết nối bạn với các địa điểm có thể phù hợp.
3. Bạn xem xét các lựa chọn, đặt câu hỏi, lên lịch tham quan và so sánh các đề xuất.
4. Bạn quyết định có tiếp tục với địa điểm nào hay không, và xác nhận toàn bộ chi tiết trực tiếp với địa điểm đó bằng văn bản.
Đối ứng luôn miễn phí cho đơn vị tổ chức. Chúng tôi có hỗ trợ bằng ngôn ngữ của bạn, điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn đang lên kế hoạch cho một đội từ thành phố hoặc quốc gia khác. Khi bạn sẵn sàng bắt đầu, hãy truy cập Được đối ứng.
Địa điểm tổ chức sự kiện doanh nghiệp rất đa dạng, vì vậy hãy bắt đầu từ số lượng khách, ngân sách, thành phố và mục tiêu sự kiện của bạn, sau đó so sánh các đề xuất chi tiết theo hạng mục và xác nhận mọi thứ bằng văn bản trước khi đặt chỗ.
Câu hỏi thường gặp
Địa điểm tổ chức sự kiện doanh nghiệp được tính là gì?
Có thể là phòng hội nghị, phòng họp hội đồng, không gian họp tại khách sạn, sảnh tiệc, phòng ăn riêng, không gian loft, địa điểm sự kiện tại bảo tàng hoặc một địa điểm khác có thể tổ chức sự kiện mang tính doanh nghiệp. Phù hợp hay không còn tùy vào số lượng khách mời, nhu cầu về bố cục, mức độ riêng tư và việc bạn có cần dịch vụ ăn uống, thiết bị AV hay không gian branding hay không.
Địa điểm tổ chức sự kiện doanh nghiệp thường tốn bao nhiêu chi phí?
Phòng họp nhỏ có thể bắt đầu từ khoảng $300 đến $1,500, trong khi các không gian sự kiện lớn có thể dao động từ $2,000 đến $25,000 hoặc hơn. Con số thực tế phụ thuộc vào ngày tổ chức, thành phố, số lượng khách mời và những gì được bao gồm. Đây là ví dụ, không phải báo giá.
Địa điểm sự kiện doanh nghiệp có thường yêu cầu catering thực hiện nội bộ không?
Một số nơi có, đặc biệt là khách sạn, trung tâm hội nghị và các địa điểm phục vụ trọn gói. Những nơi khác cho phép catering bên ngoài hoặc lựa chọn nhà cung cấp linh hoạt. Luôn hỏi xem có mức chi tối thiểu cho ăn uống hay phí nhà cung cấp bên ngoài, hoặc yêu cầu giấy tờ bảo hiểm hay không.
Những khoản phí nào tôi cần để ý thêm?
Các khoản thường phát sinh thêm bao gồm phí dịch vụ, thuế, phí thuê AV, chi phí nhân công kỹ thuật, an ninh, đậu xe, quyền vào sớm, phí ngoài giờ, phí nhà cung cấp bên ngoài và chi phí hủy. Hãy yêu cầu báo giá chi tiết theo hạng mục đầy đủ để bạn có thể so sánh địa điểm một cách công bằng.
VenueGather có thể giữ một ngày hoặc đảm bảo đặt chỗ không?
Không. VenueGather không kiểm soát lịch trống, mức giá hay hợp đồng của địa điểm. Chúng tôi giúp bạn được đối ứng với các địa điểm có thể phù hợp, sau đó bạn xác nhận tình trạng còn trống, điều khoản và mức giá cuối cùng trực tiếp với địa điểm đó.
VenueGather có miễn phí khi sử dụng không?
Có. Đối ứng miễn phí cho đơn vị tổ chức. Bạn cung cấp thông tin sự kiện, xem các lựa chọn địa điểm có thể phù hợp và quyết định những địa điểm bạn muốn liên hệ hoặc đến tham quan.