VenueGather
Cách thức hoạt động
Việc lên kế hoạch bắt đầu với vài thông tin thực tế: thành phố của bạn, số lượng khách mời, ngày tổ chức, ngân sách và loại sự kiện. VenueGather sử dụng các thông tin đó để kết nối bạn, miễn phí, với các địa điểm gần bạn, sau đó bạn tham quan, so sánh và quyết định nơi phù hợp nhất cho sự kiện của bạn.
Loại sự kiện, số lượng khách, thành phố, ngày và ngân sách của bạn. Chỉ có thông tin liên hệ và sự kiện — không bao giờ cung cấp số tài khoản tài chính.
Chúng tôi kết nối bạn miễn phí với các địa điểm tổ chức sự kiện gần bạn phù hợp với số lượng khách và loại sự kiện của bạn.
Đến tham quan hoặc tham quan từ xa, hỏi những câu quan trọng và so sánh tổng chi phí cùng những gì được bao gồm — theo kiểu song song.
Bạn quyết định đặt địa điểm nào. Xác nhận giá, ngày và các điều khoản chi tiết bằng văn bản trước khi bạn thanh toán đặt cọc.
VenueGather làm gì, và bạn kiểm soát những gì
VenueGather là dịch vụ ghép cặp miễn phí dành cho người tổ chức đang lên kế hoạch đám cưới, tiệc quinceañera, sự kiện doanh nghiệp, tiệc sinh nhật và các lễ kỷ niệm mang tính văn hóa hoặc tôn giáo. Chúng tôi không phải là địa điểm tổ chức, không phải công ty cung cấp tiệc cưới, và cũng không điều hành sự kiện. Nhiệm vụ của chúng tôi là giúp bạn bắt đầu với một danh sách ngắn hơn và đúng nhu cầu hơn, để bạn không phải tự tìm từ con số không.
Bạn vẫn nắm quyền quyết định các lựa chọn quan trọng:
- Bạn quyết định số lượng khách mời, thành phố hoặc khu vực bạn ưu tiên, ngày dự kiến và ngân sách.
- Bạn xem các lựa chọn về địa điểm phù hợp với thông tin sự kiện của bạn.
- Bạn liên hệ với địa điểm, sắp xếp lịch tham quan và yêu cầu bảng giá cùng chính sách bằng văn bản.
- Bạn so sánh bố cục, gói dịch vụ, tính sẵn có và các điều kiện hạn chế.
- Bạn chọn nơi để đặt và xác nhận mọi thứ bằng văn bản trước khi thanh toán tiền đặt cọc.
Nếu bạn đang lên kế hoạch từ một thành phố khác hoặc ở ngoài Hoa Kỳ thì cũng không sao. Nhiều người tổ chức bắt đầu tìm kiếm từ xa và thu hẹp các lựa chọn trước khi đến trực tiếp. Có hỗ trợ bằng ngôn ngữ của bạn, điều này có thể giúp bạn dễ dàng giải thích các nét truyền thống của sự kiện, timeline và những yêu cầu bắt buộc.
Nếu bạn đang hoàn thiện con số ngân sách, các hướng dẫn này có thể giúp bạn: cách xác định ngân sách cho địa điểm tổ chức sự kiện và những câu hỏi cần hỏi địa điểm trước khi đặt.
Quy trình ghép cặp hoạt động ra sao trong thực tế
Trang ở trên mô tả 4 bước. Trong thực tế, quy trình này rất đơn giản: bạn chia sẻ thông tin sự kiện, chúng tôi dùng các thông tin đó để xác định những địa điểm có thể phù hợp, các địa điểm phản hồi dựa trên tính sẵn có và chính sách của chính họ, rồi bạn sẽ tự quyết định tiếp theo.
Những chi tiết bạn cung cấp rất quan trọng vì chúng ảnh hưởng đến những gì địa điểm có thể đáp ứng một cách thực tế. Một đám cưới vào tối thứ Bảy cho 200 khách tại thành phố lớn sẽ có mức giá khác so với một buổi tiệc baby shower vào ngày thường cho 40 khách ở thị trường nhỏ hơn. Con số thực tế phụ thuộc vào ngày tổ chức, thành phố, số lượng khách mời và những gì được bao gồm. Bất kỳ mức giá nào bạn thấy trong quá trình tìm kiếm chỉ là ví dụ, không phải báo giá, cho đến khi địa điểm xác nhận bằng văn bản.
Khi so sánh các lựa chọn, hãy xem kỹ hơn mức phí thuê cơ bản. Hãy hỏi từng địa điểm về:
- Mức tối thiểu chi tiêu cho đồ ăn và đồ uống
- Phí dịch vụ và thuế
- Phí cho nghi lễ hoặc phí đổi phòng
- Nhà cung cấp bắt buộc hoặc quy định chỉ định/độc quyền về catering
- Lịch thanh toán tiền đặt cọc và hạn chót thanh toán
- Phí làm thêm giờ
- Khung giờ set-up và dọn dẹp
- Điều khoản hủy và dời lịch
- Yêu cầu về bãi đỗ xe, an ninh và bảo hiểm
Đây là nơi người tổ chức tiết kiệm thời gian và tránh các bất ngờ. Một địa điểm nhìn có vẻ rẻ hơn ban đầu có thể tốn nhiều hơn khi cộng thêm các mức tối thiểu, nhân sự, chi phí thuê thiết bị hoặc phí làm thêm giờ. Một địa điểm khác có thể đắt hơn ngay từ đầu nhưng bao gồm bàn, ghế, khăn trải bàn, thiết bị nghe nhìn hoặc hỗ trợ điều phối. So sánh toàn bộ bức tranh giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn.
Sau khi bạn gửi thông tin, bạn có thể mong đợi điều gì
Sau khi bạn gửi thông tin sự kiện, bạn có thể nhận được phản hồi từ các địa điểm phù hợp với yêu cầu của bạn. Tính sẵn có có thể thay đổi rất nhanh, đặc biệt là với những ngày phổ biến và mùa cao điểm, vì vậy nếu một chỗ có vẻ phù hợp thì bạn nên phản hồi kịp thời.
Một bước tiếp theo tốt là thu hẹp danh sách và đặt lịch tham quan hoặc cuộc gọi với những địa điểm bạn thực sự cân nhắc. Trong các cuộc trò chuyện đó, hãy yêu cầu bảng giá chi tiết theo hạng mục, mẫu sơ đồ mặt bằng, sức chứa theo từng kiểu sắp xếp và bản sao các điều khoản hợp đồng. Nếu sự kiện của bạn có các truyền thống văn hóa hoặc tôn giáo, hãy chia sẻ sớm để địa điểm có thể cho bạn biết điều gì khả thi và cần xin phê duyệt trước.
Ghép cặp trên VenueGather luôn miễn phí cho người tổ chức. Bạn không trả tiền cho chúng tôi để nhận các đề xuất phù hợp. Các điều khoản đặt chỗ cuối cùng, hợp đồng và thanh toán luôn do bạn và địa điểm bạn chọn thỏa thuận trực tiếp.
Khi bạn đã sẵn sàng, bạn có thể được ghép cặp và bắt đầu so sánh các lựa chọn gần bạn.
Hãy cho VenueGather biết thông tin sự kiện của bạn, xem các đề xuất phù hợp từ địa điểm, rồi tham quan, so sánh và đặt nơi phù hợp nhất với bạn.
Câu hỏi thường gặp
VenueGather có miễn phí cho người tổ chức không?
Có. Ghép cặp thông qua VenueGather là miễn phí cho người tổ chức. Nếu bạn quyết định đặt một địa điểm, hợp đồng và các khoản thanh toán sẽ được xử lý trực tiếp với chính địa điểm đó.
Các bạn có đảm bảo có địa điểm, ngày hoặc giá không?
Không. Địa điểm tự quyết định tính sẵn có, mức giá và chính sách của họ. Một lần ghép cặp không phải là cam kết đặt chỗ, và bất kỳ khoảng chi phí nào cũng chỉ là ví dụ. Con số thực tế phụ thuộc vào ngày tổ chức, thành phố, số lượng khách mời và những gì được bao gồm.
Tôi cần gửi những thông tin gì?
Thường là các thông tin cơ bản: loại sự kiện, thành phố hoặc khu vực, số lượng khách mời, ngày dự kiến hoặc khoảng ngày và ngân sách. Bạn cũng có thể chia sẻ thêm chi tiết về phong cách, nhu cầu về bố cục, sở thích về catering hoặc yêu cầu về văn hóa và tôn giáo để địa điểm phản hồi chính xác hơn.
Tôi có thể sử dụng VenueGather nếu đang lên kế hoạch từ một thành phố hoặc quốc gia khác không?
Có. Nhiều người tổ chức bắt đầu từ xa, đặc biệt là với đám cưới, các dịp kỷ niệm của gia đình và sự kiện doanh nghiệp có người phụ trách từ nơi khác. Bạn có thể bắt đầu với thông tin sự kiện của mình, so sánh các lựa chọn có thể phù hợp, rồi lên lịch cuộc gọi hoặc tham quan khi đã sẵn sàng.
Trước khi thanh toán tiền đặt cọc, tôi cần xác nhận những gì?
Xác nhận ngày tổ chức, số lượng khách mời, các khu vực/phần được bao gồm, số giờ thuê, bảng giá chi tiết theo hạng mục, phí dịch vụ, thuế, lịch thanh toán, điều khoản hủy, mức phí làm thêm giờ và bất kỳ mức tối thiểu về đồ ăn và đồ uống hoặc quy định dành cho nhà cung cấp. Hãy lấy tất cả bằng văn bản và xem xét hợp đồng thật kỹ trước khi ký.
Đang lên kế hoạch cho một sự kiện?
Nhận gợi ý miễn phí với các địa điểm tổ chức sự kiện gần bạn phù hợp với số lượng khách và ngày. Bạn so sánh tổng chi phí và những gì được bao gồm — và bạn chọn nơi để đặt.