Depo lokal yo ak frè yo, eksplikasyon

Frè yo pifò animatè (hosts) wè sou yon òf lokal

Lè ou konpare lokal, pri debaz lokasyon an se sèlman yon pati nan total la. Yon òf ka gen plizyè chaj apa, epi de lokal ki gen menm pri lokasyon chanm nan ka fini ak montan trè diferan lè frè yo ajoute.

Men frè host yo pi souvan wè:

• Depo oswa retainer: Lajan ou peye davans pou rezève dat la. Egzanp komen yo se $500 rive $5,000+ oswa yon pòsyon fiks nan total yo espere a. Nan anpil kontra, montan sa a pa retounen si ou anile.
• Frè lokasyon lokal: Chaj pou espas la menm. Sa ka kouvri sèlman chanm nan, oswa li ka gen tab, chèz, tan pou mete kanpe a, ak anplwaye debaz.
• Minimòm manje ak bwason: Yon montan ou oblije depanse pou sèvis manje ak bwason anvan taks ak frè sèvis yo, oswa pafwa anvan alkòl. Minimòm nan ka $2,000 pou yon ti evènman jou lasemèn oswa $20,000+ pou yon gwo maryaj samdi oubyen evènman corporate nan yon gwo vil.
• Frè sèvis: Yon frè ki ajoute sou manje, bwason, oswa anplwaye. Li souvan separe de « gratifikasyon », kidonk mande kijan li sèvi e si li ale bay anplwaye yo.
• Frè netwayaj: Yon chaj fiks pou netwayaj apre evènman an. Sa ka $100 rive $1,000+ selon kalite lokal la ak gwosè evènman an.
• Frè sekirite: Obligatwa nan kèk lokal, sitou pou evènman ki fini ta, pou sèvis alkòl, pou gwo kantite envite, oswa pou selebrasyon kiltirèl ak fanmi pwolonje ki gen anpil moun.
• Frè seremoni: Souvan pou maryaj ak kèk evènman relijye oswa kiltirèl si ou itilize yon dezyèm espas.
• Frè lè siplemantè (overtime): Yo aplike si mete kanpe a, tan evènman an, oswa demonte a depase èdtan yo te kontrakte yo. Overtime ka varye de $150 rive $1,000+ pa èdtan selon vil la, anplwaye yo, ak règ lokal la.
• Frè koupe gato (cake-cutting), corkage, oswa frè pou vandè deyò: Sa aplike lè ou pote pwòp desè ou, alkòl ou, traiteur ou, dekoratè ou, oswa ekipman amizman ou.
• Frè pakin, kontwòl rad (coat check), elektrisite, AV, oswa frè amelyorasyon mèb: Ti chaj pa twò gwo yo, men yo ka toujou gen enpak.

Lè ou vizite yo, mande yon estimasyon ak lis (itemized) olye de yon sèl total. Sa fè li pi fasil pou konpare lokal yo yon fason ki jis epi wè chaj ki ka posib pou negosye.

Sa yon depo reyèlman vle di

Yon depo se pa toujou menm bagay ak yon depo sekirite ki ka retounen. Anpil lokal itilize mo depo a pou vle di yon retainer k ap pran dat ou a sou mache a. Diferans sa a enpòtan.

Poze kesyon sa yo anvan ou siyen:

1. Èske peman sa a retounen, retounen pasyèlman, oswa li pa retounen?
2. Kisa k ap pase si nou anile? Mande sou delè yo (deadlines), pa sèlman yon repons wi oubyen non.
3. Èske yo ka transfere depo a sou yon nouvo dat? Gen kèk lokal ki pèmèt sa yon sèl fwa. Lòt yo pa fè sa.
4. Èske depo a aplike sou balans final la? Souvan wi, men konfime sa an ekriti.
5. Kisa ki dwe rive pou nou pèdi depo a? Pa egzanp, anilasyon, peman ki rate, oswa mank kantite envite.

Kèk egzanp komen:

• Yon sal bankè (banquet hall) ka mande $1,000 davans pou kenbe yon dat quinceañera, epi montan an kredite sou bòdwo final ou a.
• Yon sal otèl (hotel ballroom) ka mande yon pi gwo peman davans si evènman an gen ladan sèvis manje, sèvis bar, ak chanm pou envite.
• Yon espas vid oswa yon loft ka pran tou de yon retainer pou booking ak yon depo domaj apa.

Si kontra a di peman an pa retounen, li sa literalman. Pa konte sou pwomès oral ki di « nou ka pwobableman travay avè w pita ». Ou ta dwe sèlman konte sou sa ki ekri nan kontra a, epi ki konfime an ekriti pa lokal la.

Si ou toujou nan kòmansman rechèch ou, li ka itil pou ou jwenn matche ak lokal ki adapte ak gwosè evènman ou ak bidjè ou an premye, epi answit revize estrikti frè yo bò kote bò kote. VenueGather matche a gratis pou host la, epi gen èd nan lang pa w atravè /get-matched/.

Kiyès frè lokal yo pafwa ou ka negosye

Gen kèk frè ki fiks. Gen lòt ki ka chanje selon demann, lè a, ak sa evènman ou bezwen. Pi bon moman pou mande a se anvan ou siyen epi anvan ou peye yon depo.

Frè yo souvan vo mande sou yo:

• Frè lokasyon: Pi fleksib jou lasemèn, dimanch, evènman lajounen, dat ki pa nan peryòd pik, oswa booking ki kout.
• Minimòm pou depanse: Pafwa yo ka ajiste pou evènman brunch, pou pi piti kantite envite, oswa pou mwa ki pa nan pik.
• Frè seremoni: Ka redwi si seremoni an kout oswa si yo fè l nan menm sal la.
• Tan pou mete kanpe oswa pou demonte: Gen kèk lokal ki ajoute yon lòt èdtan san chaj si orè a senp.
• Frè vandè deyò: Pafwa yo anile li si ou itilize yon vandè ki gen apwobasyon, oswa si lokal la pa kapab bay sèvis sa a anndan.
• Pri manje pou timoun, manje pou vandè, oswa pakè « soft bar »: Sa ka afekte total la plis pase animatè yo (hosts) espere.

Frè ki souvan mwens fleksib:

• Sekirite obligatwa
• Taks
• Kondisyon asirans
• Règ bilding yo, frè ki gen rapò ak pèmi, oswa travay sendika kote sa aplike
• Frè sèvis estanda nan kontra otèl ak kontra lokal « full-service »

Yon fraz (script) pratik ou ka itilize:

• "Si nou chwazi vandredi olye de samdi, èske gen plis fleksibilite sou frè lokasyon an oswa minimòm nan?"
• "Èske ou ka montre nou total la ak tout frè obligatwa yo ladan?"
• "Èske gen frè ou ka anile oswa redwi si nou kenbe evènman an nan lè sa yo epi ak kantite envite sa a?"

Negosyasyon mache pi byen lè ou reyalis, polit, epi ou presi. Mande pou youn oubyen de ajisteman ki gen sans, pa dis ti eksepsyon. Si bidjè a se pwoblèm prensipal ou, kòmanse ak fleksibilite dat ak kantite envite. Sa yo anjeneral pi enpòtan pase negosye sou yon ti chaj nan lis la.

Pou jwenn èd pou bati yon plan depans reyalis, gade Kijan pou fikse bidjè yon lokal evènman.

Ti detay (fine print) ki chanje total final la

Anpil host konsantre sou depo a ak frè lokasyon an, epi apre sa yo pran sipriz pa règ yo. Total final la souvan chanje paske gen minimòm, lè (timing), ak lang nan kontra a.

Gade detay sa yo:

• Minimòm ki pa enkli taks ak frè sèvis. Yon lokal ka di ou bezwen rive nan yon minimòm $10,000, men yo ka ajoute taks ak frè sèvis sou tèt montan sa a.
• Garanti kantite envite. Gen kèk lokal ki mande ou bay kantite envite final la kèk jou oswa kèk semèn anvan evènman an. Si gen mwens moun ki vini, ou ka toujou oblije peye pou kantite garanti a.
• Vandè obligatwa. Ou ka oblije itilize bar lokal la, traiteur, ekip sekirite, oswa sèvis valet la.
• Limit pou aksè bonè ak demonte. Si dekoratè ou, DJ ou, oswa planner ou bezwen plis tan, overtime oswa frè aksè yo ka aplike.
• Pri pou jou ferye ak dat ki nan pik. Jou ferye kiltirèl, dat Desanm, peryòd gradiasyon, ak samdi ki nan pi gwo demann yo ka gen pri ki pi wo oswa minimòm ki pi di.
• Klaus domaj. Konprann sa ki konte kòm domaj, kijan yo dokimante reklamasyon yo, epi kilè nenpòt depo domaj ki ka retounen repare.
• Lang pou anilasyon. Gen kèk kontra ki kenbe sèlman depo a. Lòt yo mande yon pi gwo pousantaj nan total pwojte a si ou anile toupre dat la.

Sèvi ak lis verifikasyon sa a pandan revizyon an:

1. Mande pou total estimated (estimasyon) konplè a ak tout frè obligatwa yo.
2. Konfime sa ki enkli: tab, chèz, linen (twil), anplwaye, mete kanpe, netwayaj, AV, pakin, sekirite.
3. Konfime orè peman an: depo, dezyèm peman, dat peman final la, metòd peman yo aksepte.
4. Konfime règleman retou lajan (refund) ak anilasyon an an ekriti.
5. Konfime èdtan evènman ou yo, ansanm ak tan pou mete kanpe ak demonte.
6. Konfime si frè sèvis la se yon gratifikasyon (tip) ou pa.
7. Konfime nenpòt restriksyon pou vandè deyò.

Si w ap konpare banquet halls, otèl, restoran, ak espas vid, sèvi ak menm lis verifikasyon an pou chak òf. Sa se pi fasil fason pou wè ki opsyon ki vrèman adapte ak bidjè ou.

Egzanp total pou planifikasyon nan lavi reyèl

Egzanp sa yo montre kijan frè yo ka afekte nimewo final la. Yo pa òf ofisyèl. Total reyèl la depann de dat la, vil la, kantite envite ou, ak sa ki enkli.

Egzanp 1: Ti sal prive nan restoran, 35 envite

• Frè sal: $500 rive $1,500
• Minimòm manje ak bwason: $1,500 rive $4,000
• Frè sèvis ak taks: ajoute sou tèt
• Depo: $250 rive $1,000
• Sipleman posib: frè AV, frè gato, frè patyo

Yon espas ki sanble abòdab an premye ka toujou mande yon minimòm ki gen sans, sitou nan yon vandredi oswa samdi swa.

Egzanp 2: Banquet hall pou quinceañera, 120 envite

• Pakè lokal oswa lokasyon sal: $4,000 rive $12,000+
• Depo: $1,000 rive $3,000+
• Sekirite: $200 rive $800
• Netwayaj: $150 rive $600
• Overtime: $250 rive $750 pa èdtan
• Sipleman posib: chèz amelyore, plis tan pou dekorasyon, frè desè vandè deyò, manje pou vandè

Pou yon quinceañera, mande si pakè a gen ladan tab, linen, zòn DJ, danse (dance floor), stage, epi ase tan pou mete kanpe pou tradisyon fanmi yo, ekspozisyon foto, oswa antre espesyal.

Egzanp 3: Lokal maryaj ak traiteur anndan, 150 envite

• Lokasyon sal oswa frè sit: $3,000 rive $15,000+
• Minimòm manje ak bwason oswa pakè pa moun: varye anpil selon mache a
• Depo: $1,500 rive $10,000+
• Frè seremoni: $500 rive $3,000
• Frè sèvis ak taks: ajoute sou tèt
• Sipleman posib: bartenders, toast chanpay, cake-cutting, valet, suite pou lamarye, ti goute anreta (late-night snack), overtime

Yon lokal ki gen frè sit ki pi ba ka toujou koute plis an jeneral si minimòm nan, frè sèvis la, ak kondisyon bar yo pi wo.

Egzanp 4: Dine corporate oswa fèt jou ferye, 80 envite

• Frè sal dine prive oswa frè sal evènman: $1,000 rive $5,000
• Minimòm manje ak bwason: $4,000 rive $12,000+
• Depo: $500 rive $2,500+
• Frè AV oswa pwojektè: $100 rive $1,000+
• Sipleman posib: mete kanpe ak mak (branded), hors-d’œuvre pa pase (passed appetizers), anplwaye, kontwòl rad, pakin

Pou evènman biznis, mande si Wi‑Fi, mikwo, ekran, podium, ak sipò AV debaz yo enkli, oswa yo bay yo anplis.

Si ou bezwen opsyon nan zòn pa w, kòmanse ak matche lokal gratis pou ou ka konpare estrikti frè yo anvan ou vizite lokal yo.

Kijan pou pwoteje tèt ou anvan ou peye

Objektif la se pa sèlman jwenn yon bèl lokal. Se pou konnen pri total ou a, delè yo, ak risk yo anvan ou angaje w.

Sèvi ak pwosesis etap-pa-etap sa a:

1. Mande yon pwopozisyon ak lis (itemized). Jwenn frè lokasyon an, minimòm yo, frè sèvis la, netwayaj, sekirite, overtime, ak tout ajout obligatwa yo ki ekri apa.
2. Konpare total yo, pa sèlman pri debaz yo. Yon frè lokasyon ki pi ba pa toujou vle di bòdwo final la ap pi ba.
3. Revize kondisyon anilasyon an ak retou lajan an ak anpil atansyon. Si yon peman pa retounen, planifye tankou ou p ap jwenn li tounen.
4. Mande sou chanjman dat. Sa enpòtan si fanmi yo ap vwayaje, gen viza ki poko sèten, oswa ou ap planifye soti nan yon lòt vil oswa peyi.
5. Konfime sa ki enkli an ekriti. Si kowòdonatè a di tab, chèz, oswa èdtan mete kanpe yo enkli, asire w kontra a di sa.
6. Tcheke delè yo. Nimewo envite final la, peman final la, asirans vandè yo, lè pou antre (load-in), ak lè mizik la dwe fini yo tout dwe klè.
7. Pa peye jiskaske ou konprann kontra a. Se ou ki chwazi kiyès pou book, epi ou dwe santi w alèz pou poze kesyon an premye.

Kèk nòt pratik:

• Sove tout òf ak tout revizyon nan yon sèl dosye.
• Si gen nenpòt bagay ki chanje, mande pou yon estimasyon ajou ekri.
• Si yon lokal pwomèt kenbe yon dat tanporèman, mande jiska ki dat epi jwenn sa an ekriti.
• Kenbe screenshot oswa imèl sa ki te pwomèt pandan etap vant lan.

Si ou toujou ap fè woulèt opsyon yo, kesyon pou poze yon lokal anvan booking ka ede w vizite epi konpare ak plis konfyans.

Yon ti gid pou pran desizyon vit pou host

Si ou ap gade plizyè lokal epi ou santi w bloke, itilize règ senp sa a: chwazi lokal ki pi byen ou konprann nan total final la ekri, tèm kontra yo, ak règ evènman yo, pa sèlman youn ki gen pri depa ki pi ba nan piblisite a.

Yon lokal ka bon anfòm si:

• Kantite depo a klè
• Règleman retou lajan an fasil pou konprann
• Tout frè obligatwa yo montre davans
• Espas la adapte byen ak kantite envite ou a
• Lè evènman ou mache san overtime ki chè
• Lokal la ka sipòte bezwen kiltirèl, relijye, fanmi, oswa biznis ou yo

Ou ka bezwen kontinye chèche si:

• Òf la pa klè oswa manke chaj obligatwa yo
• Anplwaye yo evite reponn kesyon sou refund oswa anilasyon
• Minimòm pou depanse a pa reyalis pou kantite envite ou
• Règ mete kanpe ak demonte yo pa matche ak plan evènman ou a
• Pwomès oral yo pa reflete nan sa ki ekri

Si ou vle yon lis pi kout nan lokal ki matche ak kalite evènman ou, kote ou ye a, seri bidjè a, ak kantite envite a, VenueGather ka ede w konpare opsyon yo san frè pou ou. Kòmanse la: /get-matched/.