Kijan pou w konpare lokal evènman yo yon fason ki jis

Kòmanse ak menm detay evènman yo pou chak lokal

Anvan ou mande pri, ekri yon ti rezime evènman epi voye menm vèsyon an bay chak lokal sou lis ou a. Se sèl fason pou w konpare yon fason ki jis.

Enkli bagay sa yo:
- Kalite evènman: maryaj, quinceañera, anivèsè nesans, evènman antrepriz, selebrasyon kiltirèl, selebrasyon relijye, oswa fèt prive
- Vil oswa zòn: epi si w ouvè ak katye ki toupre oswa banlye
- Dat ou prefere: epi ajoute 1 a 3 dat backup
- Kantite envite: bay pi bon seri reyalis ou a, tankou 120 rive 140 envite
- Lè evènman an: sèlman seremoni, sèlman resepsyon, oswa toude, ak èdtan ou bezwen gen aksè
- Plan manje: repa plake (plated meal), bufè, ti goute (light bites), oswa traiteur deyò
- Plan bar: pa gen alkòl, bar ki pran lajan kach (cash bar), bar ki òganize (hosted bar), oswa BYOB si yo pèmèt
- Bezwen espesyal: aksè pou chèz woulant, pakin, anplwaye biling, espas pou lapriyè, aksè nan kwizin, sèn, planche dans, AV, oswa espas pou mizik ap viv

Yon òf lokal pou 80 envite nan yon dimanch apremidi pa ka konpare ak yon òf pou 150 envite nan yon samdi swa. Nimewo reyèl la depann de dat la, vil la, kantite envite yo, ak sa ki enkli. Nenpòt seri ou wè se yon egzanp, se pa yon òf.

Si w byen bonè nan planifikasyon an, li itil pou w deside limit maksimòm ou an an premye. Gid sa a sou mete yon bidjè pou lokal evènman ka ede w chwazi yon nimewo ki adapte ak evènman ou.

Konpare tout pri a, se pa sèlman frè lokasyon an

Anpil animatè konsantre sou lokasyon chanm nan epi yo rate chaj ki deplase total la pa plizyè milye dola. Mande chak lokal pou yon estimasyon total tout-an (all-in) ki baze sou menm detay evènman yo.

Chèche kategori pri sa yo:
- Frè sit la oswa lokasyon sal la
- Pri manje ak bwason
- Chaj sèvis
- Taks
- Anplwaye obligatwa tankou bartenders, sekirite, attendants, oswa ekip preparasyon
- Mèb ak baz tankou tab, chèz, dra (linens), vè/porcelèn, flatware, ak planche dans
- AV ak elektrisite pou mikwo, pwojektè, oratè, uplighting, oswa lòt bezwen elektrisite
- Frè seremoni si seremoni an ak resepsyon an nan menm kote
- Frè netwayaj
- Frè pou koupe gato oswa frè desè
- Frè pou vandè deyò oswa kondisyon pou vandè ki apwouve
- Pakin oswa valè (valet)
- Pousantaj pou depase tan (over time)
- Depo ak orè peman

Men yon egzanp poukisa total yo enpòtan:
1. Lokal A: $4,500 lokasyon sanble pi ba an premye.
2. Lokal B: $7,000 minimòm sanble pi wo.
3. Men si Lokal A bezwen lokasyon deyò, anplwaye separe, epi sekirite, total reyèl ou a ta ka $14,000 rive $18,000.
4. Si Lokal B enkli tab, chèz, dra (linens), AV baz, ak aranjman (setup), total reyèl la ta ka $12,000 rive $16,000.

Mande chak lokal pou yo fè estimasyon an tounen an plizyè liy pri. Si yon lokal bay sèlman yon pri k ap kòmanse, mande, "Ki sa yon total tipik sanble pou kantite envite pa m nan ak stil evènman mwen an?" Lè sa a, konfime chak atik ki enkli yo alekri anvan ou peye depo a.

Si w ap toujou kolekte opsyon, ou ka tou fè w matche ak lokal toupre w yo gratis.

Tcheke sa ki enkli, paske enkli yo ka sove lajan reyèl

De lokal ka gen total ki sanble, men yo ofri valè ki trè diferan. Youn ka enkli pifò bagay debaz yo. Lòt la ka mande w lwe prèske tout bagay yo.

Mande yon lis verifikasyon (inclusion checklist) epi konpare pa liy:
- Tab ak chèz, ak konbyen estil ou ka chwazi
- Dra (linens), napkin, china (porcelèn), flatware, ak glassware
- Preparasyon (setup) ak demonte (breakdown)
- Suite pou lamarye a, green room, oswa espas prive pou prepare
- Chèz pou seremoni ak aranjman seremoni
- Planche dans ak sèn
- Sistèm son kay la, mikwo, pwojektè, ekran, Wi-Fi
- Koòdonatè sou plas oswa manadjè lokal la jou evènman an
- Kwizin catering oswa espas preparasyon
- Aranjman bar la ak glas (ice)
- Sekirite ak anplwaye netwayaj (custodial)
- Atik dekorasyon estanda, bouji/candles, ezèl (easels), ark, oswa background/banbak (backdrops) si yo pèmèt

Yon kout chemen itil se bay valè ranplasman (replacement value). Pa egzanp:
- Lokasyon debaz tab ak chèz pou 150 envite ka ajoute $1,500 rive $4,000 nan kèk mache
- Dra (linens) ak kouvèti/tablo (place settings) ka ajoute $800 rive $2,500
- AV debaz ka ajoute $300 rive $1,500
- Travay setup ak demonte a ka ajoute $500 rive $2,000

Se egzanp laj, se pa òf. Nimewo reyèl la depann de dat la, vil la, kantite envite yo, ak sa ki enkli.

Lè w vizite, mande pou w wè egzakteman chèz yo, tab yo, ak dekorasyon ki enkli yo. "Enkli" ka vle di kalite ki trè diferan de yon pwopriyete a yon lòt.

Li ti ekriti ki chanje pri reyèl la

Yon lokal ka parèt abòdab jiskaske kondisyon kontra a ajoute presyon, limit, oswa depans siplemantè. Se la anpil animatè jwenn sipriz.

Revize kondisyon sa yo pou chak lokal:
- Minimòm manje-ak-bwason: Èske li anvan oswa apre chaj sèvis ak taks?
- Depo: Konbyen yo dwe peye pou rezève, epi èske li ranbousab?
- Orè peman: Kilè yo dwe peye peman ki vin apre yo?
- Règleman anilasyon: Ki sa k ap pase si w anile oswa si w bezwen deplase dat la?
- Règleman replanifikasyon: Èske depo w la ka transfere pou yon nouvo dat?
- Frè pou depase tan (over-time): Pri pa èdtan, epi èske èdtan pasyèl yo konte kòm èdtan konplè?
- Règ vandè yo: Èske w oblije itilize traiteur ki apwouve, DJ, planifikatè, oswa dekoratè?
- Kondisyon asirans: Èske w bezwen asirans evènman, epi konbyen?
- Règ alkòl: Corkage, kondisyon pou bartender, sekirite, lè fen yo, ak règ pou pèmi
- Limit bri (noise cutoff): Kilè mizik dwe sispann, andedan kou deyò
- Fenèt setup ak netwayaj: Èske lè sa yo enkli nan èdtan ou ap peye yo, oswa yo faktire separe?
- Dat limit pou garanti kantite envite: Kilè yo dwe bay dènye kantite a?
- Chaj domaj oswa netwayaj: Ki sa ki ka deklanche yo?

Gade pou mo ki son ti men ki koute anpil, tankou:
1. "Evènman sis èdtan" men yo pa enkli setup.
2. "Tab ak chèz enkli" men se sèlman pou 100 envite.
3. "Pèmèt catering deyò" men se sèlman nan yon lis kout vandè ki apwouve.
4. "Pakin gratis" men se pa pandan lè pik yo oswa se pa pou evènman ki mande valet.
5. "Pa gen frè lokasyon" men minimòm manje-ak-bwason an wo anpil ansanm ak chaj sèvis ak taks.

Yon konparezon ki jis vle di ou note règ sa yo nan menm fichye kalkil (spreadsheet) ak pri yo. Si w vle yon checklist planifikasyon pi senp, gade kesyon pou w poze yon lokal anvan ou rezève.

Sèvi ak yon fich evalyasyon senp pandan vizit yo

Se nan vizit yo detay yo vin pi konfizyon, espesyalman si w ap vizite plizyè kote pandan menm wikenn nan. Pran yon fich evalyasyon epi bay chak lokal menm pwen yo.

Kategoriy evalyasyon yo sijere, 1 rive 5:
- Akomodman sou bidjè a
- Konfò envite yo ak aranjman espas la
- Pakin ak transpò
- Aksè (accessibility)
- Netwayaj ak antretyen
- Lokasyon ak sèvis ki enkli
- Fleksibilite ak vandè deyò
- Privatite ak nivo bri
- Repons manm ekip la
- Plan backup pou move tan si nenpòt pati nan evènman an deyò

Ajoute yon seksyon nòt pou sa ou wè anpèsòn:
- Èske twalèt yo pwòp epi ase gwo pou foul ou a?
- Èske sal la te santi sere, konfòtab, oswa li twò vid pou kantite envite ou a?
- Èske gen yon chemen ki an sekirite depi seremoni rive nan lè koktèl la, dine, epi dans?
- Èske gen ase elektrisite pou yon gwoup, DJ, aparèy pou kenbe manje cho, oswa AV?
- Si fanmi an ap vwayaje, èske gen otèl toupre?
- Si granmoun aje oswa timoun ap patisipe, èske aksè a fasil?

Pran foto epi make yo touswit. Yon metòd pratik se pran yon foto siy lokal la an premye, apre sal la, epi apre detay kle tankou pakin, twalèt, zòn seremoni, ak espas backup. Sa ap fè album foto telefòn ou pi fasil pou w revize pita.

Si w ap planifye soti nan yon lòt vil oswa yon lòt peyi, mande pou yon vizit videyo an dirèk epi mande mezi yo, plan etaj yo, ak yon echantiyon timeline alekri. Èd nan lang pa w ka fè pwosesis sa a vin pi fasil, sitou si fanmi ap konpare opsyon ansanm.

Fè yon tablo konparezon “an menm bagay” anvan ou chwazi

Dènye etap la se mete chak lokal bò kote bò sou menm paj la. Yon spreadsheet mache byen, men papye ap bon si kategori yo konsistan.

Sèvi ak kolòn tankou sa yo:
- Non lokal la
- Katye oswa vil
- Dat ki disponib
- Maksimòm kapasite chita ak kanpe
- Total estimasyon pou kantite envite w la
- Depo pou peye kounye a
- Orè peman
- Minimòm manje ak bwason
- Sa ki enkli
- Èske yo pèmèt vandè deyò oswa yo limite
- Lè setup yo ak lè evènman an
- Pri depase tan (over time)
- Pakin
- Aksè
- Pi bon opsyon pou stil evènman ou
- Pi gwo risk oswa enkyetid

Apre sa, pran desizyon w nan lòd sa a:
1. Raye nenpòt lokal ki pa adapte ak kantite envite w, ranje dat yo, oswa bezwen ou pa ka negosye.
2. Raye nenpòt lokal kote kondisyon kontra yo kreye twòp risk pou bidjè ou oswa timeline ou.
3. Konpare lokal ki rete yo pa total estimasyon tout-an.
4. Fè match pa avantaj: valè, aranjman, konvenyans, ak konfyans nan ekip la.
5. Mande pi bon 1 a 2 chwa yo pou yo ba w yon estimasyon revize alekri anvan ou deside.

Si yon òf pi ba anpil pase lòt yo, pa sipoze se pi bon kontra a. Mande sa ki manke. Si yon òf pi wo anpil, mande sa ki enkli ladan l ke lòt yo ap chaje separeman.

Pifò animatè fini chwazi lokal ki pa sèlman pi bon mache, men ki pi klè, pi konplè, epi ki pi fasil pou jere. Pou ede w diminye lis la, gade plis gid planifikasyon lokal oswa fè w matche gratis.