Planifye yon evènman nan yon nouvo vil

Kòmanse ak desizyon ki diminye rechèch la pi vit

Lè w ap planifye nan yon nouvo vil, twòp opsyon ka fè w pèdi tan. Anvan ou mande vizit oswa pri, pran desizyon sou baz yo ki afekte prèske tout kout anba.

Kòmanse ak nimewo sa yo:

• Kantite envite: kantite ou vize a, epi kantite minimòm ou garanti a. Yon lokal ki bon pou 80 envite ka sanble twò chaje lè w rive 120.
• Bidjè: bidjè sèlman pou lokal la, epi bidjè total evènman an. Kenbe yo separe.
• Dat: dat egzak la si li fikse, oswa 2 rive 4 dat ki akseptab si w gen fleksibilite.
• Kalite evènman: maryaj, quinceañera, reyinyon antrepriz, fèt jou ferye, anivèsè nesans, gradyasyon, selebrasyon relijye, evènman kiltirèl, oswa rasanbleman ki dire plizyè jou.
• Priyorite kote a: aksè ayewopò, aksè otèl, pakin, transpò, fasilite mache (walkability), oswa pwoksimite ak fanmi, biwo, tanp, legliz, moske, gurdwara, oswa lòt kote enpòtan.

Si ou pa konnen kote pou kòmanse ak lajan an, yon bidjè debaz pou lokal souvan sanble konsa:

• Ti evènman prive pou 30 rive 60 envite: anviwon $1,500 pou rive $6,000 pou espas la nan anpil mache.
• Evènman sosyal gwosè mwayen pou 75 rive 150 envite: anviwon $3,500 pou rive $12,000.
• Gwo maryaj oswa selebrasyon kiltirèl pou 150 rive 300 envite: anviwon $8,000 pou rive $25,000+.
• Espas evènman antrepriz: anviwon $500 pou rive $5,000+, selon lè yo, ekipman AV, sèvis manje, ak demann nan jou de semèn yo.

Men sa yo se egzanp, pa se pri egzak. Nimewo reyèl la depann de dat la, vil la, kantite envite a, ak sa ki enkli. Nan kèk vil, yon reyinyon manje midi vandredi ka koute mwens pase yon maryaj samdi. Nan lòt vil, pakin nan sant vil la oswa travay sendika ka fè total la monte vit.

Si w bezwen èd pou konstwi nimewo vize w yo an premye, li kijan pou fikse bidjè yon lokal evènman.

Chwazi katye yo anvan ou chwazi lokal yo

Nan yon nouvo vil, chwa katye a gen prèske menm enpòtans ak lokal la menm. Yon espas bèl ka vin pa pratik si envite yo dwe fè gwo vwayaj, peye pakin chè, oswa si se yon zòn ki pa bay bon santiman an sekirite nan mitan lannwit.

Fè yon lis kout 3 rive 5 zòn lè w poze kesyon sa yo:

1. Pifò envite yo ap rete kote oswa yo ap soti depi kote?
2. Konbyen tan/byen lwen lokal la ye ak ayewopò a oswa estasyon tren an?
3. Pakin gratis, pakin ak peman, valet sèlman, oswa limite?
4. Èske transpò piblik reyalis pou gwoup ou a?
5. Èske gen otèl ki toupre a nan plizyè nivo pri?
6. Katye a adapte ak ton evènman an, tankou fòmèl, ki konsantre sou fanmi, zanmitay pou biznis, oswa fèt sosyal ki fini ta nan mitan lannwit?

Yon fason pratik pou konpare katye yo depi yon lòt vil oswa yon lòt peyi:

• Tcheke konbyen tan w ap kondwi nan moman egzak evènman an ap fèt, pa sèlman nan midi.
• Chèche otèl ki toupre yo nan 3 bann pri.
• Gade Street View pou ekleraj, trotwa, zòn pou chajman (loading), ak antre yo.
• Mande si li fasil pou moun pran sèvis rideshare apre evènman an.
• Verifye règ lokal yo sou bri ak lè evènman an dwe fini si mizik oswa dans enpòtan.

Pou anpil moun k ap òganize, pi bon lokal la se pa pi popilè a. Se youn envite w yo ka rive ladan l, peye pou li, epi jwi li san konfizyon.

Si ou vle yon pwen depa selon vil ou, kalite evènman an, ak kantite envite yo, ou ka jwenn matche gratis. Ou konpare opsyon yo epi deside ki moun pou kontakte epi rezève.

Mande yon detaye total pri a, pa sèlman pri lokasyon an

Planifikasyon adistans vin chè lè w konpare sèlman gwo pri yo sou tit. Mande toujou yon estimasyon ak atik (itemize) epi yon echantiyon kontra anvan ou vin twò atache emosyonèlman ak yon espas.

Pri lokal komen pou mande:

• Frè sit oswa lokasyon chanm nan
• Minimum manje ak bwason
• Pri katering pa moun si manje a fèt sou plas
• Frè sèvis ak taks
• Frè seremoni si li separe ak resepsyon an
• Tab, chèz, nap (linens), istansil porcelèn (china), vè (glassware), istansil plat (flatware)
• AV, ekran, projèkteur, mikwo, teknisyen son
• Sekirite, netwayaj (janitorial), kontwòl rad (coat check), frè asistan
• Pakin oswa valet
• Frè vandè pou katering deyò, DJ, planifikatè, oswa dekoratè
• Orè pou mete kanpe ak demonte
• Taks/pri pou tan siplemantè (overtime)
• Orè depo a (deposit schedule)
• Tèm pou anilasyon oswa replanifikasyon

Yon chanm ki afiche a $4,000 ka fasil vin $7,000 pou rive $11,000 lè yo ajoute minimum manje yo ki obligatwa, frè sèvis, lokasyon, ak travay. Yon achat (buyout) restoran ki sanble chè davans ka, an reyalite, pi senp epi mwens chè si mèb, anplwaye, ak istansil debaz pou tab yo deja enkli.

Sèvi ak metòd konpare senp sa a pou chak lokal:

1. Mande tout pri total ki estime pou kantite envite w yo.
2. Mande sa ki obligatwa kont sa ki opsyonèl.
3. Mande sa ki pèmèt oswa sa ki limite pou vandè deyò yo.
4. Mande sa ki vrèman vle di lè yo di evènman an fini. Mizik etenn, envite yo soti, ak chargement vandè a souvan se lòt lè.
5. Mande si kout la sipoze yon jou lasemèn, yon mwa andeyò sezon an, oswa yon depans minimòm ou ka pa rive satisfè.

Ranje ou wè nan gid yo se egzanp, pa se kout egzak. Nimewo reyèl la depann de dat, vil, kantite envite, ak sa ki enkli. Ou dwe konfime chak frè alekri anvan ou peye yon depo.

Pou plis èd pou konpare detay, gade kesyon pou poze yon lokal anvan ou rezève.

Fè yon vizit adistans an premye, apre sa deside si yon vizit an pèsòn vo li

Si w ap planifye soti nan yon lòt eta oswa soti aletranje, ou pa bezwen pran vòl pou chak lokal nan lis ou a. Fè yo tcheke adistans an premye, epi depanse lajan vwayaj la sèlman pou opsyon ki pi solid yo.

Yon bon pwosesis vizit adistans:

• Mande yon vizit videyo an dirèk, pa sèlman foto ki byen pran/ki byen koreksyon.
• Mande pou yo montre antre a, twalèt yo, aksè pou kwizin nan, zòn seremoni an, plan backup pou lapli, ak pakin.
• Mande lokal la montre chanm nan ak yon konfigirasyon ki sanble ak kantite envite w yo.
• Mande yon echantiyon plan etaj ak kantite tab.
• Mande foto oswa videyo pou evènman ki fèt ni lajounen ni nan aswè.
• Konfime si moun k ap fè vizit la se menm moun ki pran kontra w la epi ki okipe detay evènman an.

Siy avètisman pandan yon vizit adistans:

• Lokal la evite montre zòn ki chire oswa zòn depo.
• Nimewo kapasite yo chanje selon konvèsasyon an.
• Koòdonatè a pa ka esplike plan backup pou move tan, elektrisite, aksè, oswa chargement vandè yo.
• Yo bay sèlman yon pri k ap kòmanse epi yo evite estimasyon ak atik.
• Yo pap pataje yon echantiyon kontra jiskaske apre diskisyon sou depo a.

Si yon vizit an pèsòn posib, diminye lis ou a pou 2 rive 4 lokal an premye. Eseye planifye yo nan yon sèl vwayaj, epi si evènman ou a gen tradisyon kiltirèl oswa relijye, pote yon lis ekri sou kondisyon yo pou ou ka teste si espas la reyèlman mache.

Egzanp detay ki merite tcheke an pèsòn:

• Espas pou yon gwoup mizik (live band), baraat, dans lyon (lion dance), seremoni te (tea ceremony), chanm pou chanje (changing room), sweetheart stage, dans (dance floor), oswa zòn pou lapriyè
• Aksè asansè pou granmoun aje yo ak envite ki gen bezwen pou mobilite
• Pòt pou chajman vandè yo ak frijidè si katering deyò enpòtan
• Nimewo twalèt selon kantite envite w
• Pèfòmans èkondisyone ak chofaj
• Koule son (sound bleed) ki soti nan evènman ki bò kote oswa nan lari

Kreye yon plan sipò lokal menm si ou pa lokal

Planifye nan yon nouvo vil pi fasil lè ou konnen ki moun k ap okipe ti pwoblèm sou teren an. Menm moun ki trè òganize yo bezwen yon sèl kontak lokal oswa yon plan kominikasyon klè.

Plan sipò lokal ou ka gen ladan:

• Yon manm fanmi oswa yon zanmi ki rete toupre
• Yon planifikatè oswa yon koòdonatè jou-evènman an
• Yon kolèg ou fè konfyans pou evènman antrepriz
• Yon kontak vann otèl si anpil envite ap vwayaje
• Yon pwen kontak ki pale de lang si gen kèk manm fanmi oswa vandè ki prefere yon lòt lang

Sa moun sa a ka ede ak:

• Resevwa livrezon pou lokasyon
• Re-tcheke nap, chèz, ak detay aranjman (layout)
• Konfime fenèt arive vandè lokal yo
• Vizite lokal la si gen yon dènye mache-anvan (final walk-through) ki dwe fèt lè ou pa ka ale
• Ede granmoun aje yo oswa envite ki soti lòt vil yo ak direksyon ak lojistik otèl

Si evènman ou a gen tradisyon ki pa abitye lokal la, ekri yo klèman olye pou ou pran pou yo ap konprann. Mete delè (timing), bezwen pou son, bezwen pou pwosesyon, règ pou flanm dife, atant pou sèvis manje, epi nenpòt konsiderasyon sou modestie oswa alkòl.

Sa enpòtan anpil pou maryaj, quinceañeras, selebrasyon relijye, ak evènman ki melanje plizyè kilti kote orè a ka sanble diferan ak yon timeline bankè estanda.

VenueGather ka ede òganizatè yo kominike detay evènman yo epi jwenn matche ak lokal, epi matche sa a toujou gratis pou òganizatè a. Gen èd ki disponib nan lang pa w, sa ki ka itil si w ap konpare opsyon ki soti nan yon lòt vil oswa yon lòt peyi.

Rezève ak anpil atansyon: sa pou konfime anvan ou voye yon depo

Lè ou jwenn yon lokal ou renmen, ralanti ase pou konfime kontra a fraz pa fraz. Ou se òganizatè a. Ou konpare, chwazi ki moun pou rezève, epi konfime tout bagay alekri anvan ou voye lajan.

Lis verifikasyon final pou rezèvasyon w lan:

1. Non legal lokal la ak adrès yo matche ak kontra a.
2. Dat evènman an, jou a, ak lè yo kòrèk.
3. Sipozisyon sou kantite envite yo yo ekri klè.
4. Espas ki enkli yo yo make, tankou chanm seremoni an, zòn pou cocktail la, suite a, patyo a, green room nan, oswa chanm breakout pou reyinyon.
5. Atik ki enkli yo yo detaye pa kantite lè sa posib.
6. Orè peman an montre kantite depo a ak dat yo dwe peye.
7. Tèm anilasyon ak replanifikasyon yo ekri klè.
8. Règ tan siplemantè (overtime) yo esplike pousantaj la ak kijan yo deklanche overtime.
9. Règ sou manje, bwason, ak vandè deyò yo yo klè.
10. Kondisyon asirans yo esplike si sa nesesè.
11. Fenèt pou mete kanpe, netwaye, ak chargement (load-out) yo make.
12. Pwen kontak pou planifikasyon ak pou operasyon jou evènman an yo nonmen.

Anvan ou peye yon depo, poze de dènye kesyon:

• Si kantite envite mwen chanje, kijan pri yo chanje?
• Si move tan, reta vwayaj, oswa yon ijans afekte evènman an, ki opsyon mwen genyen?

Depo yo varye anpil. Gen kèk lokal ki mande 25% pou rive 50% davans, pandan ke lòt yo itilize yon montan rezèvasyon fiks ak peman pita. Règleman yo diferan, epi tèm reyèl yo depann de lokal la, vil la, dat la, ak kalite evènman an. Pa janm pran pou yon dat deja kenbe jiskaske lokal la konfime sa alekri.

Si w ap konpare plizyè espas an menm tan, sèvi ak yon fich senp kote ou mete yo bò kote bò kote (side-by-side) ak pri total ki estime, katye, aksè, restriksyon, ak tèm kontra. Sa anjeneral fè pi bon chwa a pi klè pase foto yo pou kont yo.