Lè pou w rezève lokal evènman w lan

Konbyen tan davans pifò òganizatè dwe kòmanse

Fenèt rezèvasyon ideyal ou depann de konbyen ou fleksib sou dat la ak konbyen moun ou bezwen pou yo alèz.

Yon pwen depa pratik:

• 12 a 18 mwa davans: Maryaj ki tonbe samdi, quinceañera, gwo selebrasyon relijye, evènman sezon fèt yo, ak evènman nan vil kote demann lan wo.
• 9 a 12 mwa davans: Pifò maryaj, Sweet 16, ak gwo fèt fanmi ki gen 100 a 200+ envite.
• 6 a 9 mwa davans: Dine konpayi, fèt anivèsè, dine repètisyon, selebrasyon gradyasyon, ak evènman prive gwosè mwayen.
• 3 a 6 mwa davans: Fèt anivèsè, baby showers, fèt anons angajman, rasanbleman kominotè, ak evènman ki fèt pandan semèn nan ak lè ki fleksib.
• 4 a 12 semèn davans: Ti evènman, dat poza sezon, brunch maten, ak rasanbleman dènye minit kote ou ka fleksib sou katye a, lè a, oswa fason sal la ap fèt.

Si evènman w lan tonbe sou yon samdi aswè pandan prentan oswa otòn, oswa alantou gwo wikenn jou ferye yo, lokal yo souvan vin ra pi bonè. Si w ap planifye soti nan yon lòt vil oswa yon lòt peyi, ba tèt ou plis tan pou vizit vityèl, èd tradiksyon, epi pou konpare kontra yo ak anpil atansyon.

Si w ap toujou ap redwi bidjè a ak kantite envite yo, kòmanse la an premye. Gid sa a ka ede: Kijan pou mete yon bidjè pou lokal evènman.

Lè lokal yo vin ra pi vit

Se pa tout dat ki rezève nan menm vitès. Gen kèk kalandriye ki vin sere pi bonè pase lòt.

Ou dwe atann konpetisyon ki pi vit pou:

• Samdi prentan ak samdi otòn
• Dat desanm pou jou ferye (pou fèt konpayi ak selebrasyon fanmi)
• Long wikenn tankou peryòd Memorial Day, Labor Day, ak Nwèl Ou New Year’s Eve
• Dat selebrasyon kiltirèl ak relijye ki popilè nan kominote w la
• Seyè touris pi gwo nan vil destinasyon yo
• Gwo kantite envite, sitou 150+ envite, paske gen mwens lokal ki ka jere yo byen

Nan anpil vil, premye bagay ki vin limite yo se:

1. Lokal ki gen bon pakin epi ki fasil pou rive
2. Lokal ki pèmèt sèvis manje deyò oswa ki sipòte tradisyon manje kiltirèl espesifik
3. Lokal ki deja gen tab, chèz, ekleraj, ak AV
4. Lokal ki gen ase espas pou seremoni, dine, danse, ansanm ak zòn separe pou fanmi an oswa pou priyè
5. Bon plas lè aswè yo

Si sa ou dwe genyen yo byen presi, pa tann pou tout detay yo vin pafè anvan ou fè yon demann. Kontakte a le pli vit ou konnen apeprè kantite envite w lan, ranje bidjè ou vize a, vil ou pito a, ak kèk dat posib. Rezèvasyon/ajisteman lokal atravè VenueGather gratis pou òganizatè yo toujou, epi gen èd disponib nan lang ou gras a Get matched.

Yon timeline senp pou rezève depi premye demann rive nan kontra ki siyen an

Chèche yon lokal an jeneral mache pi vit si ou suiv yon lòd klè olye pou w vizite o aza.

8 a 18 mwa anvan pou gwo evènman, oswa le pli vit posib si timeline a pi kout:

• Mete ranje kantite envite w lan, pa egzanp 120 a 150 olye pou w di sèlman 150.
• Mete yon bidjè travay pou lokal la.
• Chwazi 1 dat ideyal ak 2 a 4 dat altènatif.
• Fè lis sa ki pa negosyab yo, tankou sèvis manje deyò, règleman alkòl, espas pou sèn, aksè pou chèz woulant, oswa anplwaye ki pale 2 lang.

Nan 1 a 2 semèn apre w kòmanse chèche a:

• Voye demann bay yon ti lis lokal.
• Mande kisa ki vrèman disponib pou dat ou yo.
• Konfime kapasite pou plan an, pa sèlman kantite moun ki ka kanpe.
• Mande yon lis ekri sou sa ki enkli.

Nan pwochen 1 a 3 semèn yo:

• Vizite opsyon tèt ou yo, an pèsòn oswa vityèl.
• Konpare pri total yo estime, pa sèlman pri lokasyon sal la.
• Mande sou frè sèvis yo, minimòm manje-ak-bwason, sekirite, netwayaj, lè siplemantè, règ vandè yo, ak kondisyon anilasyon yo.

Apre vizit yo, an jeneral nan kèk jou:

• Redwi a pi gwo 1 a 3 lokal yo.
• Mande yon pwopozisyon ekri mete ajou pou kantite envite w ap fè a ak plan evènman an.
• Li kontra a ak anpil atansyon.

Lè w pare:

• Konfime dat la, espas yo, lè yo, kijan pou mete bagay yo, orè peman an, ak sa k ap pase si kantite envite a chanje.
• Siyesi sèlman lè detay yo kòrèk alekri.
• Peye depo a sèlman apre w fin konprann kondisyon yo.

Pri yon lokal ki reyalis ka varye anpil. Pa egzanp, yon espas evènman prive ka kòmanse anviwon $1,500 a $5,000+ pou yon lokasyon ki pi piti, pandan ke yon pake maryaj sèvis konplè oswa lokal gwo selebrasyon ka rive nan $8,000 a $30,000+, depann sou vil la, dat la, kantite envite, manje ak bwason, anplwaye, ak lokasyon yo. Sa yo se egzanp, se pa quotes. Nimewo reyèl la depann de dat la, vil la, kantite envite yo, ak sa ki enkli.

Kisa pou w mande anvan w kenbe yon dat oswa siyen

Pi bon lè pou rezève a se lè w deja gen ase enfòmasyon pou w ka konpare san patipri. Anvan w pran angajman, poze kesyon dirèk epi jwenn repons yo alekri.

Sèvi ak checklist sa a:

• Èske dat mwen an vrèman disponib, oswa se sèlman yon demann kenbe (soft hold)?
• Konbyen tan lokal la ka kenbe dat la anvan yo mande kontra ki siyen an ak depo a?
• Ki total estime anvan m siyen?
• Kisa ki enkli: tab, chèz, twal tab (linens), anplwaye, sekirite, fason yo mete bagay yo, netwayaj, AV, pakin, suit pou lamarye a, aksè nan kwizin?
• Èske gen minimòm manje-ak-bwason?
• Èske gen frè sèvis, taks, frè pou koupe gato, frè bartending, frè seremoni, oswa frè pou lè siplemantè?
• Ki depo ki dwe peye, epi ki lè yo dwe peye peman lavni yo?
• Ki règleman anilasyon oswa replanifikasyon an?
• Èske m ka pote pwòp caterer mwen, DJ, dekoratè, oswa vandè kiltirèl?
• Èske gen restriksyon sou lè mizik sispann, chandèl, konfeti, flanm ouvè, efè lafimen, oswa son ki ogmante (amplified sound)?
• Ki plan lapli a oswa plan ranplasman an pou espas deyò?
• Èske gen ase tan pou mete kanpe (setup), fè vandè yo antre (vendor load-in), epi netwaye?

Yon pri baz ki pi ba pa toujou vle di pri final ki pi ba. Pafwa yon lokal ki sanble pi chè anvan gen ladan tab, chèz, anplwaye, pakin, ak AV; pandan ke yon frè lokasyon ki pi ba ka fè w peye depans sa yo pita. Se poutèt sa ou dwe konpare pwopozisyon yo fraz pa fraz, epi konfime tout bagay alekri anvan ou peye yon depo.

Pou plis detay sou fason pou konpare espas yo san patipri, gade Kesyon pou w mande yon lokal evènman an anvan w rezève.

Kijan bidjè afekte lè w rezève a

Bidjè ak lè w rezève yo lye byen sere. Nan anpil mache, si w rezève pi bonè sa ba ou plis chwa, men sa pa vle di otomatikman li pi bon mache. Lokal yo fikse pwòp pri yo, epi nimewo reyèl la depann de dat la, vil la, kantite envite yo, ak sa ki enkli.

An jeneral:

• Dat ki gen gwo demann (premium) souvan koute plis epi yo rezève pi bonè.
• Jou lasemèn yo, dimanch yo, maten yo, ak mwa poza sezon ka ofri pi bon valè.
• Timeline pi kout pafwa ka mache byen si ou fleksib, men chwa ou yo ka pi limite.
• Gwo kantite envite ogmante presyon sou tou de pri ak disponiblite.

Pandan w ap konpare opsyon yo, bati bidjè lokal ou a sou tout foto evènman an:

1. Pri lokasyon lokal la oswa pri pake a
2. Manje ak bwason
3. Frè sèvis ak taks
4. Lokasyon ak dekorasyon
5. Anplwaye, sekirite, ak netwayaj
6. Frè seremoni, lè siplemantè, ak pakin

Si ou gen yon limit depans ki solid, di lokal yo ranje reyalis ou byen bonè. Sa ede w evite vizite espas ki p ap anfòm plan ou a. Ou ka mande tou si chanje jou nan semèn nan, lè kòmansman an, oswa sezon an ta louvri plis chwa.

Si evènman w lan se dènye minit, kisa pou w fè kounye a

Ou toujou ka jwenn yon bon lokal sou yon timeline ki pi kout, espesyalman si ou rete pratik epi ou aji vit.

Konsantre sou sa ki pi enpòtan yo:

• Fleksib sou jou semèn nan ak lè jounen an.
• Konsidere yon kantite envite ki pi piti si kantite orijinal la limite chwa ou yo.
• Elaji rechèch la nan katye ki toupre oswa riral/suburb.
• Mande sou chanm dine prive, sal kominotè, chanm evènman nan otèl, restoran, ak espas estidyo ki fleksib.
• Fè moun k ap pran desizyon yo pare pou ou ka apwouve yon pwopozisyon rapid.
• Revize kontra a menm jou ou resevwa li.

Pou yon rechèch rapid, prepare enfòmasyon sa yo anvan ou fè demann:

• Kalite evènman an
• Vil oswa zòn ou pito a
• Dat ideyal la ansanm ak dat altènatif
• Kantite envite yo estime
• Ranje bidjè a
• Bezwen manje ak bwason
• Si ou bezwen espas pou seremoni, parkèt pou danse, AV, pakin, oswa vandè deyò

Yon timeline pi kout ka fè konfmasyon ekri a vin menm pi enpòtan. Pa sipoze anyen enkli, epi pa sipoze yon dat sèten san kontra ki siyen an ak konfmasyon depo a soti nan lokal la.

Si ou vle yon lis pi kout opsyon ki adapte ak sa w bezwen yo, kòmanse isit la: Get matched.