Yon planifikatè rate yon frè sèvis sipriz anvan li siyen

Pwen depa a: yon bidjè klè, yon mwa ki tounen, ak pa twòp tan

Planifikatè evènman an t ap ede yon fanmi òganize yon selebrasyon nan sezon otòn lan pou anviwon 140 envite nan yon gwo vil Ozetazini. Fanmi an te vle yon lokal ki sanble byen prepare, men ki toujou gen chalè pou fanmi k ap vini, yo menm k ap vole soti nan diferan eta. Yo te bezwen tou yon dat nan yon sezon popilè kote pri ka chanje rapid.

Yo te gen yon bidjè lokal nan tèt yo, men tankou anpil òganizatè, yo te konpare kote yo baze sou premye chif yo te wè a. Yon sal bal ki te sanble pi obeyi paske pri lokasyon an te parèt pi ba pase plizyè lòt opsyon. Sou papye, li te sanble se te chwa ki pi fasil.

Kòm òganizatè a te vle konpare plis pase yon opsyon anvan li pran angajman, li te itilize yon sèvis alimèt gratis pou li jwenn koneksyon ak lokal ki adapte ak kalite evènman an, kantite envite a, vil la, ak bidjè yo vize a. Sa ba li plizyè pwopozisyon pou li revize ansanm, olye pou li konte sèlman sou yon pri ki atire nan tèt la.

Premye leson an te senp: chif ki nan premye imèl la se raman chif total la nèt. Vrè total la depann sou dat la, vil la, kantite envite a, ak sa ki ladan l, epi egzanp yo pa vin tounen quote jiskaske lokal la konfime tout bagay alekri.

Ki jan pwopozisyon an te sanble okòmansman, e kisa ki chanje lè yo li pi byen

Okòmansman, pwopozisyon an te sanble fasil pou jere. Lokasyon sal debaz la te nan liy ak sa anpil òganizatè ta ka wè pou yon evènman menm jan an, e pake manje a te parèt konpetitif. Pou evènman tankou sa a, yon òganizatè ka wè egzanp tankou:

• Lokasyon lokal: anviwon $3,000 rive $10,000+
• Catering oswa pake manje-ak-bwason: anviwon $45 rive $140+ pa moun
• Sèvis ba, anplwaye, lokasyon, ak prestasyon: souvan separe; pafwa yo pake yo ansanm

Sa yo se egzanp, pa quote. Chif reyèl la depann sou dat la, vil la, kantite envite a, nivo sèvis la, ak sa lokal la mete ladan oswa li pa mete ladan.

Pwoblèm nan te parèt nan fen pwopozisyon an. Gen yon frè sèvis yo pa t pale klèman nan konvèsasyon inisyal la, epi lè yo te ajoute l nan pri manje, bwason, ak kèk atik ki gen rapò ak anplwaye, total la monte byen lwen pase sa fanmi an te atann. Genyen tou kèk lòt tèm ki te enpòtan:

• Yon minimòm manje-ak-bwason yo dwe rive ladan anvan yo kalkile taks ak lòt chaj
• Yon orè depo ak yon peman ki pa ranbousab ki dwe fèt rapid
• Frè lè siplemantè si evènman an lonje
• Yon frè separe pou mizanese oswa netwayaj

Okenn nan atik sa yo pa nòmal poukont li. Sa ki te fè diferans la se òganizatè a te trape yo anvan li siyen. Olye pou li sipoze pwopozisyon an se final e jis, li pran poz, epi li konpare l ak de lòt lokal li te resevwa atravè pwosesis alimèt la.

Kijan konpare lokal yo chanje desizyon an

Lè òganizatè a ranje pwopozisyon yo bò kote bò (side by side), lokal ki te sanble pi bon mache a pa t rete pi klè kòm gayan an. Yon lòt lokal te gen yon pri sal debaz ki pi wo, men li te gen ladan tab, chèz, twal-fin nòmal yo, ak plis tan pou preparasyon. Sistèm frè li te pi fasil pou konprann, epi estimasyon final la te pi pre bidjè fanmi an vrèman.

Òganizatè a fè yon ti lis-verifikasyon epi li sèvi avè l pou chak vizit lokal ak chak imèl pou swivi:

1. Ki sa total estimasyon an nèt ye, ladan frè sèvis yo, taks yo, anplwaye yo, ak lokasyon yo?
2. Èske gen yon minimòm depans, epi kisa ki konte pou minimòm sa a?
3. Ki sa ki ladan pri debaz la, e ki sa ki koute anplis?
4. Konbyen depo a, ki lè li dwe peye, epi èske li ranbousab?
5. Kisa k ap pase si evènman an bezwen plis tan, si kantite envite a chanje, oswa si dat la chanje?

Konparezon sa a fè desizyon an pi fasil anpil. Fanmi an pa pran premye lokal la. Yo chwazi yon lòt espas ki pi transparan sou depans yo, epi ki pi byen adapte ak evènman an an jeneral.

Alimèt la pa koute òganizatè a anyen. Yo te toujou fè travay enpòtan an: vizite, konpare, poze kesyon, epi konfime detay yo alekri anvan yo peye yon depo. Si ou nan etap sa a kounye a, fè alimèt epi konpare opsyon yo avèk bidjè a an tèt, pa sèlman ak pri ki parèt okòmansman an.

Sa pou w sonje pou nenpòt òganizatè ki ap li pwopozisyon kounye a

Istwa sa a komen paske pri lokal yo ka gen plizyè kouch. Yon pwopozisyon ka sanble abòdab jiskaske yo ajoute frè sèvis, taks, anplwaye, lokasyon, sekirite, frè seremoni, corkage, valet, oswa frè lè siplemantè pita. Sa pa vle di otomatikman lokal la ap fè yon bagay ki mal. Sa vle di òganizatè a bezwen wè tout foto a anvan li siyen.

Yon fason pratik pou pwoteje bidjè w se mande chak lokal pou menm dekonpozisyon an alekri. Si yon estimasyon pi kout anpil oswa mwens detaye pase lòt yo, se yon rezon pou poze plis kestyon, pa yon rezon pou w ale pi vit.

Gen kèk abitid ki ede:

• Konpare lokal yo avèk menm kantite envite ak menm dire evènman an
• Mande si pri yo chanje selon jou nan semèn nan oswa sezon an
• Konfime kisa ki ladan pake a kont sa yo pral bay bòdwo pita
• Revize tèm anilasyon, ranvwa, ak lè siplemantè anvan ou peye
• Mete tout pwopozisyon yo ak tout modifikasyon yo nan yon sèl kote

Si ou bezwen yon pwen depa, VenueGather ka ede w konekte ak lokal toupre w pou maryaj, quinceañeras, evènman antrepriz, fèt, ak selebrasyon kiltirèl oswa relijye. Alimèt la toujou gratis pou òganizatè a, epi ou ka jwenn èd nan lang pa w. Ou toujou chwazi kiyès pou kontakte, kiyès pou vizite, ak kiyès pou pran. Pou plis konsèy sou bidjè, gade kijan pou fikse bidjè yon lokal evènman.