Paano magtakda ng badyet para sa venue ng isang event

Magsimula sa desisyong kailangan mo talagang gawin

Kadalasan, hindi “Magkano ang venue?” ang tanong ng karamihan sa mga host. Ang tanong nila ay, “Gaano kalaki ang kaya kong ilaan sa venue para sa [aking] event?” Ang numerong iyon ay nakadepende muna sa apat na bagay: bilang ng bisita, lungsod, petsa, at kung ano ang kasama.

Ang kasal tuwing Sabado ng gabi para sa 180 bisita sa isang malaking metropolitan area ay madalas iba ang presyo kumpara sa quinceañera tuwing Linggo ng hapon para sa 100 bisita sa mas maliit na lungsod. Ang corporate dinner na may catering sa loob ng venue ay puwedeng ipresyo bilang minimum na pagkain at inumin, habang ang birthday party sa pribadong kuwarto ay puwedeng singilin bilang pagrerenta ng kuwarto plus minimum na paggastos.

Bago ka makipag-ugnayan sa mga venue, isulat muna ang mga pangunahing ito:

• Uri ng event: kasal, quinceañera, corporate event, birthday, anniversary, baby shower, graduation, holiday party, selebrasyong pangkultura o pangrelihiyon
• Target na bilang ng bisita: ang makatotohanang bilang mo, hindi ang pinakamababang puwede sa best-case
• Preferred na lungsod o neighborhood: at isa o dalawang back-up na lugar
• Preferred na petsa at oras: kasama kung puwede mong isaalang-alang ang Biyernes, Linggo, tanghalian, o mga petsang off-season
• Format: seremonya at reception, dinner lang, pagsasayaw, presentasyon, buffet, family-style, cocktail-style
• Mga kailangan talaga: paradahan, outside catering, stage, dance floor, madaling pasukan (accessible entrance), pribadong bridal suite, prayer space, late na oras ng pagtatapos, pag-aalok ng alak, open vendor policy

Kung hindi mo pa napipili ang target na bilang ng bisita, magsimula doon. Mabilis magbago ang presyo ng venue habang lumalaki ang guest list. Para sa tulong sa paglimita sa numerong iyon, tingnan ang paano tantiyahin ang bilang ng bisita sa event.

Alamin ang tatlong pangunahing paraan ng pagpepresyo ng mga venue sa mga event

Kadalasan, ang pagpepresyo ng venue ay nakabatay sa alinman sa mga strukturang ito. Kapag alam mo ang pagkakaiba, mas madali mong ikumpara nang patas.

1. Rerenta ng kuwarto o site fee
Nagbabayad ka ng nakatakdang halaga para magamit ang espasyo sa loob ng tiyak na bilang ng oras. Maaaring kasama o hindi nito ang mga mesa, upuan, staff, setup, paglilinis, seguridad, o kagamitan sa audiovisual.

2. Food-and-beverage minimum (minimum sa pagkain at inumin)
Sa halip na malaking rerenta, kailangan mong gumastos ng minimum na halaga para sa pagkain at inumin. Kung hindi umabot ang event mo sa minimum, maaaring kailangan mo pa ring bayaran ang kulang.

3. Package pricing (pagpepresyo sa package)
Nag-aalok ang venue ng per-person package o naka-bundled na event package na maaaring may kasamang pagkain, nonalcoholic beverages, mesa, upuan, linens, service staff, at minsan basic na dekorasyon o koordinasyon.

Mga karaniwang halimbawa ng saklaw, hindi mga quote:

• Pribadong kuwarto ng restaurant: mga $500 hanggang $5,000+ na bayad sa kuwarto, o $2,000 hanggang $15,000+ na food-and-beverage minimum
• Banquet hall: mga $2,000 hanggang $12,000+ na site fee, o $40 hanggang $150+ kada tao para sa mga package
• Ballroom ng hotel: mga $3,000 hanggang $20,000+ na rerenta, kadalasan kasabay ng $5,000 hanggang $50,000+ na minimum
• Community hall o cultural center: mga $500 hanggang $6,000+, kadalasang may mas maraming hiwa-hiwalay na add-on na gastos
• Industrial loft, rooftop, estate, o specialty venue: mga $4,000 hanggang $25,000+ bago pa ang mga rerenta, staffing, at catering

Ang “tunay” na bilang ay nakadepende sa petsa, lungsod, bilang ng bisita, at kung ano ang kasama. Ang mga saklaw na ito ay mga halimbawa lang, hindi mga quote.

Kapag ikinukumpara mo ang mga opsyon, hilingin sa bawat venue na ipakita ang parehong breakdown:

• Rerenta o minimum
• Kapasidad ng bisita para sa layout mo
• Kasamang oras
• Mga patakaran sa pagkain at inumin
• Mga kasamang kasangkapan at rerenta
• Kasamang staff o hindi
• Mga patakaran sa alak
• Bayad sa seremonya
• Service charge at buwis
• Mga kinakailangang seguridad o insurance
• Oras-oras na overtime rate
• Halaga ng deposit at schedule ng pagbabayad
• Mga tuntunin sa pagkansela at pagbabago ng petsa
• Paradahan at accessibility
• Tinatayang kabuuang all-in total

Habang naglilibot, bantayan ang mga red flag na ito:

• Ang quote ay pandiwang lang, walang nakasulat na breakdown
• Mahahalagang bayarin ay nakalista bilang “TBD” sa huling bahagi ng proseso
• Gumagana lang ang kapasidad sa mas masikip na layout kaysa gusto mo
• Hindi kasama ang setup at paglilinis, pero kailangan ng timeline mo ang parehong iyon
• Nililimitahan ng mga required na vendor ang badyet mo nang higit sa inaasahan
• Hindi malinaw ang nakasulat na wika sa kontrata tungkol sa pagkansela o pinsala

Magagandang tanong para sa tour:

• “Maaari ba ninyong ipakita ang estimate para sa bilang ng bisita namin na may lahat ng mandatoryong bayarin?”
• “Ano ang kabuuan pagkatapos ng service charges at tax?”
• “Kung gagamitin namin ang in-house package ninyo, ano pa ang kailangan naming ipa-rerenta?”
• “Ano ang mangyayari kung magbago ang bilang ng bisita namin ng 15 hanggang 20 tao?”
• “Maaari ba ninyong ipadala ang sample contract para ma-review namin bago kami magdesisyon?”

Kung nagpaplano ka mula sa ibang lungsod o mula sa labas ng United States, ilagay ang lahat sa pagsusulat at humiling ng video tour, sample floor plan, at sample invoice. Ang tulong sa VenueGather para sa venue ay laging libre sa host, at may puwedeng available na tulong sa wikang mas gusto mo.

Buuin ang badyet sa venue mo na pa-layer, hindi isang malaking hula

Ang praktikal na badyet sa venue ay may dalawang numero: ang iyong target at ang iyong absolute ceiling. Ang target ang gusto mong maabot. Ang ceiling ang pinakamataas na kabuuang kaya mong tanggapin kung natutugunan ng venue ang pinakamahalagang kailangan mo.

Gamitin ang simpleng paraan na ito:

1. Itakda ang kabuuang badyet ng event
2. Alamin kung magkano ang puwedeng mapunta sa mga gastos na may kinalaman sa venue
3. Hatiin ang mga gastusin na may kinalaman sa venue sa mga kategorya
4. Maglaan ng puwang para sa buwis, service, at mga sorpresa

Para sa maraming event, ang venue at mga gastusing nauugnay sa venue ay nagiging isa sa pinakamalaking line items. Kabilang dito ang mismong kuwarto, in-house food at beverage, mga rerenta, staffing, at mga mandatoryong bayarin.

Halimbawa ng worksheet para sa event na may 120 bisita ay maaaring ganito:

• Rerenta ng venue o minimum: $4,000 hanggang $10,000
• Food and beverage: $35 hanggang $120 kada tao, o $4,200 hanggang $14,400
• Service charge: madalas ay hiwalay na line item sa catering o banquet packages
• Mga buwis: nag-iiba depende sa state at lungsod
• Hindi kasama ang rentals: $1,000 hanggang $5,000+
• Bayad sa seremonya o dagdag na kuwarto: $500 hanggang $3,000+
• AV, projector, microphones, sound: $250 hanggang $2,500+
• Mga bayad sa seguridad, valet, attendant, o janitorial: $200 hanggang $2,000+
• Overtime: $200 hanggang $1,000+ kada oras depende sa venue at staffing
• Deposit: madalas ay kailangang bayaran sa pag-sign, na may schedule ng pagbabayad pagkatapos nito

Isang mabilis na shortcut sa pagpaplano:

• Kung ang kabuuang badyet ng event mo ay $15,000, baka naghahanap ka ng mga venue na may mas mababang bayarin sa rerenta, mga petsa sa weekday o araw, mga community space, mga restaurant, o mga package deal na mahigpit ang kontrol sa bilang ng bisita.
• Kung ang kabuuang badyet ng event mo ay $30,000, baka mas maluwag ka sa pagpili—mas marami ang opsyon sa banquet halls, mga espasyo sa hotel, at mas inclusive na mga package.
• Kung ang kabuuang badyet ng event mo ay $60,000+, baka puwede mong pag-isipan ang premium na mga petsa, mas malalaking guest counts, at mga venue na mangangailangan ng mas maraming outside rentals.

Walang iisang tamang porsiyento para gastusin sa venue dahil magkaiba ang priorities ng bawat event. May ilang host na gusto ang maganda at simpleng kuwarto at pagkain. Ang iba ay mas pinapahalagahan ang malaking pagkain, kultural na tradisyon, o mga pangangailangan sa production. Ang goal ay buuin ang badyet base sa priorities mo, hindi sa checklist ng iba.

Kung kailangan mo ng panimulang balangkas, tingnan ang paano planuhin ang badyet ng event sunod-sunod.

Magplano para sa mga gastusing karaniwang dagdag

Kadalasan, ang mga hindi inaasahang bayarin ay hindi nanggagaling sa isang malaking nakatagong singil. Nagmumula ang mga ito sa ilang maliliit na item na hindi kasama sa unang bilang na narinig mo.

Tanungin ang bawat venue ng mga ito bago ka mag-tour, o dalhin mo sa tour:

• Ang nakasaad na numero ba ay rental fee (bayad sa rerenta), minimum spend (minimum na paggastos), o package price (presyo ng package)?
• Ilang oras ang kasama, at kailan nagsisimula ang access?
• Kasama ba ang setup at cleanup hours (oras ng setup at paglilinis)?
• Kasama ba ang tables, chairs, linens, place settings, bars, at dance floor (mesa, upuan, linens, place settings, bar, at dance floor)?
• May exclusive caterer ba o puwede kang magdala ng sarili mong caterer?
• May mga bayarin sa kusina, bayad sa paghiwa ng cake, corkage, o bayad sa outside vendor?
• Kasama na ba sa tantya ang service charges at taxes?
• Kinakailangan ba ang security?
• Kinakailangan ba ang insurance?
• Ano ang paradahan, valet, o shuttle costs?
• May overtime rate ba kung tumagal ang event?
• Ano ang deposit, at kailan due ang mga susunod na pagbabayad?
• Ano ang patakaran sa pagkansela o pagre-reschedule?

Mga karaniwang dagdag na dapat paghandaan ng host:

• Service charges sa pagkain at inumin
• Buwis sa pagbebenta
• Gratuities kung naaangkop
• Bayad sa seremonya bukod pa sa presyong pang-reception
• Mga upgrade sa muwebles tulad ng Chiavari chairs, lounge seating, specialty tables
• Mga gastos sa kuryente, generator, tent, heater, o weather backup para sa mga panlabas na espasyo
• Mga minimum sa staff para sa bartenders, attendants, coat check, restroom attendants, o security
• Mga pagkain ng vendor kung kinakailangan ng mga kontrata mo
• Mga bayarin sa paglilinis pagkatapos ng confetti, candles, mabibigat na dekorasyon, o malalaking item sa kultural na setup

Ang pinakamainam na proteksyon ay simple: kumuha ng bawat bayarin na nakasulat at i-review ang tantya, line by line, bago ka magbayad ng deposit. Libutin mo, ikumpara, piliin kung sino ang i-book, at kumpirmahin ang mga tuntunin sa pagsusulat.

Gamitin ang bilang ng bisita, petsa, at flexibility para kontrolin ang presyo

Kung masyadong mataas ang presyo ng venue, ang pinakamabilis na paraan para bumaba ito ay kadalasang hindi una ang negosasyon. I-adjust mo ang mga variable na nagtutulak sa quote.

Ang pinakamalalaking adjustment levers ay:

• Bilang ng bisita
• Araw ng linggo
• Seasons
• Oras ng araw
• Tagal ng event
• Kung ano ang kasama

Narito ang mga praktikal na paraan para ibaba ng mga host ang gastos sa venue:

1. Putulin nang maingat ang guest list
Ang pagbabawas mula 180 bisita hanggang 130 ay puwedeng makaapekto sa laki ng venue, mga gastos sa pagkain, mga rerenta, staffing, at paggastos sa bar.

2. Tingnan ang mga event na Biyernes, Linggo, tanghalian, o brunch
Kadalasan, mas mahal ang premium na Saturday evening dates at mas maaga ring binabook.

3. Isaalang-alang ang buwan na off-season
Depende sa rehiyon mo, mas favorable ang availability at pricing.

4. Pumili ng mas inclusive na venue
Kahit mas mataas ang presyo ng package, puwede pa rin itong makatipid kung kasama ang mga muwebles, staffing, setup, cleanup, at catering.

5. Gumamit ng isang lugar para sa maraming bahagi ng event
Ang paghawak ng seremonya, pagkain, at selebrasyon sa iisang lokasyon ay puwedeng magpababa ng complexity sa transportasyon at pagrerehistro/rental.

6. Paikliin ang rental window kung kaya
May mga venue na nagpepresyo base sa time block at hiwalay na naniningil ng overtime.

7. Maging bukas sa neighborhood
Ang kalapit na suburb o secondary district ay maaaring magbigay ng mas magandang value kaysa sa pinaka-demand na zip code.

Halimbawa ng paghahambing para sa parehong event na may 100 bisita, may mga halimbawa lang ng saklaw:

• Saturday night downtown hotel ballroom: $8,000 hanggang $20,000+ bago ang food minimums at fees
• Sunday afternoon banquet hall sa kalapit na suburb: $3,000 hanggang $9,000+ na may mas maraming inclusions
• Private restaurant buyout: $5,000 hanggang $18,000+ na minimum spend, kadalasang may mga muwebles nang nakalagay na

Ang “tunay” na bilang ay nakadepende sa petsa, lungsod, bilang ng bisita, at kung ano ang kasama. Ang mga saklaw na ito ay mga halimbawa lang, hindi mga quote.

Ihambing ang mga quote sa venue sa tamang paraan

Ang mas mababang unang quote ay hindi palaging mas mababang kabuuang gastos. Ang tamang paraan ng paghahambing ay i-standardize ang mga detalye.

Gumawa ng simpleng comparison sheet na may isang row kada venue at kasama ang mga column na ito:

• Base rental fee o food-and-beverage minimum
• Kapasidad ng bisita para sa style ng event mo
• Kasamang oras
• Patakaran sa catering
• Kasamang mesa, upuan, linens, at mga basic rentals
• Kasamang staff
• Patakaran sa alak
• Bayad sa seremonya
• Service charge at buwis
• Mga kinakailangang seguridad o insurance
• Overtime rate
• Halaga ng deposit at payment schedule
• Mga tuntunin sa pagkansela at pagbabago ng petsa
• Paradahan at accessibility
• Tinatayang kabuuang all-in total

Habang naglilibot, bantayan ang mga red flags na ito:

• Ang quote ay pandiwang lang, walang nakasulat na breakdown
• Mahahalagang bayarin ay nakalista bilang “TBD” sa huling bahagi ng proseso
• Ang kapasidad ay sakto lang sa mas masikip na layout kaysa gusto mo
• Hindi kasama ang setup at paglilinis, pero kailangan ng timeline mo ng parehong iyon
• Nililimitahan ng mga required vendors ang badyet mo nang higit sa inaasahan
• Hindi malinaw ang wika sa kontrata tungkol sa pagkansela o pinsala

Magagandang tanong na itanong sa tour:

• “Maaari ba ninyong ipakita ang estimate para sa bilang ng bisita namin na may lahat ng mandatoryong bayarin?”
• “Ano ang kabuuan pagkatapos ng service charges at tax?”
• “Kung gagamitin namin ang in-house package ninyo, ano pa ang kailangan naming ipa-rerenta?”
• “Ano ang mangyayari kung magbago ang bilang ng bisita namin ng 15 hanggang 20 tao?”
• “Maaari ba ninyong ipadala ang sample contract para ma-review namin bago kami magdesisyon?”

Kung nagpaplano ka mula sa ibang lungsod o mula sa labas ng United States, ilagay ang lahat sa pagsusulat at humiling ng video tour, sample floor plan, at sample invoice. Ang tulong sa VenueGather para sa mga venue ay palaging libre para sa host, at may puwedeng available na tulong sa wikang mas gusto mo.

Itakda ang iyong numero bago ka mag-tour, pagkatapos ay maghanda ng back-up plan

Ang pinakamahusay na oras para itakda ang badyet sa venue ay bago mo mapamahal ang sarili mo sa isang kuwartong hindi pasok sa buong larawan. Kapag alam mo na ang target at ceiling mo, nagiging mas mabilis at mas hindi nakaka-stress ang mga venue tour.

Gamitin ang huling checklist na ito bago mag-tour:

• Target venue budget: $______
• Absolute ceiling: $______
• Saklaw ng bilang ng bisita: ______ hanggang ______
• Preferred na petsa(s): ______
• Backup na petsa(s): ______
• Preferred na lugar: ______
• Backup na lugar: ______
• Mga kinakailangang inclusions: ______
• Puwedeng maging flexible sa: ______
• Mga tanong na itatanong sa bawat venue: naka-save sa iyong telepono o notebook

Pagkatapos, gumawa ng maikling listahan:

• 3 venue na pasok sa target mo
• 2 venue na bahagyang mas mababa sa badyet
• 1 back-up option sa ibang area, petsa, o format

Pinipigilan nito ang maagang pag-o-overcommit at binibigyan ka ng puwang para ikumpara. Kapag handa ka na, puwede mong gamitin ang libreng matching service ng VenueGather para marinig mula sa mga venue malapit sa iyo na tumutugma sa uri ng event mo, lokasyon, at saklaw ng badyet. Ikaw ang magpapasya kung alin ang i-tour, ikukumpara, at makikipag-ugnayan pagkatapos.